Как вносить изменения в штатное расписание течение года

Изменение штатного расписания — что нужно знать

Приведенная ниже Таблица содержит информацию о возможных основаниях внесения изменений, а также основных этапах, которые необходимо пройти работодателю при принятии решения о внесении изменений в штатное расписание. Основания внесения изменений в штатное расписание Порядок (процедура) внесения изменений в штатное расписание Обязанность ознакомления работников организации или ИП с вносимыми изменениями в штатное расписание 1.

  • дата, с которой вносятся изменения;
  • наименования вновь введенных структурных подразделений, должностей;
  • количество новых штатных единиц;
  • вновь установленный размер оклада (доплат, надбавок).

не предусмотрено 2.

Уведомление о внесении изменений

Прежде чем, руководитель компании издаст распоряжение (приказ) об изменении этого документа, необходимо обосновать причины для обновления штатного расписания.

Для обоснования изменений необходим распорядительный документ руководителя или собственника компании либо докладная (служебная) записка начальника структурного подразделения, которое заинтересовано в изменениях.

Например, в случае решения о реорганизации предприятия, распоряжение об оптимизации структуры персонала и актуализацию необходимых документов издает руководство. А при необходимости увеличения сотрудников в конкретном отделе — ходатайствует об этом начальник этого подразделения.

Кроме того, предложить изменение численности могут кадровые и финансовые службы, в качестве меры по выходу из сложного финансового положения либо для приведения штатного расписания в соответствие законодательным нововведениям.

Директору ЗАО «Сверхноватор»

Кроссову Р. И.

Начальника отдела сбыта

Пригорова П. С.

Докладная записка

Экспедитор — 2 человека;

Водитель грузового автомобиля — 3 человека.

Прошу внести необходимые изменения в штатное расписание и обеспечить наем работников на указанные должности.

К докладной записке прилагаю расчет-обоснование необходимости введения новых штатных единиц.

29.09.2018 Пригоров Пригоров П. С.

Процедура внесения необходимых изменений в действующее штатное расписание осуществляется на основании статьи 72 ТК РФ. Там сказано, что начальным этапом в этом процессе всегда должно являться издание соответствующего приказа. Решение может быть принято руководителем компании либо иным лицом, которое обладает всеми необходимыми полномочиями.

Дальнейший порядок процедуры внесения изменений во многом будет зависеть от непосредственных причин поправок. Например, если речь идет о смене организацией своего прежнего названия – о данном факте обязательно должны быть уведомлены все сотрудники данного учреждения. При этом следует учесть, что уведомления им нужно разослать заранее, не позднее, чем за два месяца до вступления всех изменений в свою законную силу.

Следующим этапом по внесению редакций в действующее штатное расписание, станет изготовление уполномоченными лицами необходимого пакета документов. Делать это нужно в соответствии с официальным перечнем, который устанавливается действующими законодательными нормами. Одним из таких документов будет являться служебная записка, которая будет содержать в себе информацию о необходимости внесения поправок. Тут же указываются и непосредственные причины появления подобной необходимости.

Например, такой причиной может являться увеличение объемов регулярно производимой продукции и постоянных заказов. Этот факт, в свою очередь, ведет к необходимости увеличения количества сотрудников на определенных должностях. Может быть и наоборот – причиной для внесения изменений будет являться резкое сокращение объема продаж.

Если речь идет о сокращении штата, работодателю нужно не забыть о дополнительных и важнейших аспектах данной процедуры. В частности, каждому из сокращаемых сотрудников необходимо выдать специальное уведомление. Кроме того, при наличии в данной организации других подходящих должностей, все они должны быть предложены служащим.

Более упрощенная процедура сокращения будет действовать в том случае, если должности, которые нужно убрать, являются вакантными. В такой ситуации работодатель может приступить к данному процессу сразу же, без выдержки двухмесячного срока.

Штатное расписание для каждой конкретной компании всегда составляется в индивидуальном порядке, с обязательным учетом объема регулярно выполняемых задач, а также иных дополнительных факторов. Однако, как показывает существующая практика, компанию, которая постоянно работает на основании одного и того же штатного расписания, можно встретить достаточно редко.

Предлагаем ознакомиться:  Выплата зарплаты на электровыпрямитель 15 и 31 какое число аванс

Это вполне объяснимо, ведь с организацией могут происходить самые различные изменения, включая слияние с другими компаниями, изменения текущего направления деятельности и т.д. Помимо этого, причинами для появления необходимости внесения поправок могут выступать и различные денежные вопросы, например, увеличение окладов, изменения в тарифной сетке и иные события.

Если же говорить о главных основаниях осуществления всех этих изменений – таковыми всегда будут являться различные документы. Нередко это бумаги бухгалтерской отчетности – справки о доходах за последний временной период, подтверждение факта сокращения регулярной прибыли и т.д. Главное, чтобы это документальное основание было отмечено в самом штатном расписании. В противном случае, созданное расписание может быть признано полностью недействительным.

Решение о необходимости внесения изменений в существующее штатное расписание всегда должно приниматься руководителем компании либо иным лицом, у которого имеются все требуемые полномочия. В дальнейшем данное решение фиксируется в главном документе – соответствующем распоряжении начальства. Сразу следует отметить, что унифицированной формы такого приказа действующими законодательными нормами не предусмотрено.

В созданном приказе должны содержаться следующая основная информация:

  • дата, с которой все указанные изменения должны вступить в свою законную силу;
  • ссылка на служебную записку либо иной документ, который является главным основанием для внесения соответствующих изменений в действующее расписание;
  • основная суть вносимых изменений. Здесь следует подробно изложить информацию о том, в чем именно будут заключаться поправки, какие вопросы они затронут и т.д.;
  • далее следует указать все новые данные, например, будущее количество штатных единиц и т.д.;
  • если изменения были связаны с денежным вопросом, ответственному лицу необходимо будет указать новые размеры окладов для определенных должностей и иные сведения, которые также подверглись изменениям.

Если изменения заключаются, например, в сокращении штата, в приказе обязательно должна быть отражена информация о точном количестве удаленных должностей. Следует помнить, что в случае отсутствия в приказе важных сведений документ не будет обладать необходимой правовой силой.

Процедура внесения поправок в существующее штатное расписание по причине изменения оклада должна осуществляться на основании действующих законодательных норм. Для того чтобы изменить ранее назначенную сотрудникам заработную плату, у уполномоченного лица должны иметься веские основания для подобных действий. К наиболее часто встречающимся из них можно отнести:

  • изменение текущего уровня прожиточного минимума. Как известно, данная величина может подлежать пересмотру, на основании соответствующего решения Правительства РФ;
  • проведение работодателем сокращения штата;
  • внесение серьезных изменений в текущее кадровое устройство компании, которое неизбежно влечет за собой соответствующие поправки в текущих размерах оклада;
  • проведение массовых ликвидаций повторяющихся позиций на производстве;
  • введение специальной системы стимулирования сотрудников для достижения ими максимальных результатов во время исполнения профессиональных обязанностей;
  • иные обстоятельства, которые будут оказывать прямое влияние на текущий размер оклада служащих.

Следует отметить, что процедура внесения необходимых изменений в штатное расписание может быть осуществлена одним из двух доступных способов:

  1. Полное переделывание ранее существующего расписания. То есть при выборе данного способа работодатель практически изготавливает новый документ. Как правило, такой метод актуален в тех случаях, при которых количество требуемых изменений действительно высоко. В данной ситуации, прежний документ остается под старым номером и продолжает свое полноценное действие.
  2. Вынесение руководителем распоряжения и внесение необходимых поправок. Данный способ подразумевает, что прежнее расписание продолжит свое действие с незначительными изменениями. Такой метод удобно применять в тех случаях, когда уполномоченному лицу нужно внести лишь небольшое число поправок.

Для изменения должности, как и для внесения иных поправок, требуется наличие письменного обоснования. В этом обосновании указываются непосредственные причины принятия такого решения.

Еще одним важным нюансом, на который нужно обратить особое внимание, будет являться и предварительное уведомление сотрудника, занимающего данную должность. Уведомление следует оформить в письменном виде, с обязательным указанием там всех основных сведений, включая причину внесения поправок. При этом необходимо помнить и об установленных временных требованиях.

В том случае, если служащий полностью согласен с будущими изменениями, к его действующему трудовому договору работодатель составляет дополнительное соглашение. В нем прописывается непосредственная причина составления данного документа, а также указываются иные важные сведения.

Уведомление о внесении изменений в текущее штатное расписание является важным документом, который должен быть выдан каждому сотруднику. Если говорить об основных правилах его составления – он может быть сформирован работодателем в свободном порядке. Как правило, весь необходимый текст помещается на фирменный бланк организации.

Помимо этого, уведомление обязательно должно включать в себя следующие важные сведения:

  • данные о сотруднике, которому оно направляется – его имя, должность, наименование структурного подразделения, табельный номер и т.д.;
  • основная информация о причинах составления данного уведомления, включая ссылки на соответствующие статьи ТК РФ, а также иные нормативно-правовые акты;
  • точная дата, в которую все изменения, указанные в данном уведомлении, вступят в свою законную силу.
Предлагаем ознакомиться:  Как сделать возврат по терминалу

Как изменить штатное расписание

То есть если принято решение о введении нескольких должностей, никого ознакомлять не нужно, если же грядет сокращение, то с приказом о высвобождении должны быть ознакомлены сотрудники, подлежащие увольнению. И конечно, если изменяется размер оплаты труда либо надбавок, уведомляются только те сотрудники, чей оклад подвергается изменению, причем с соблюдением процедуры, оговоренной в ст.74 ТК РФ.

К примеру, на предприятии может отсутствовать должность инженера по охране труда ввиду небольшой численности штата, но ведь работу по обеспечению безопасных условий вести надо.

Как внести изменения в штатное расписание?

Такой локальный нормативный акт как штатное расписание необходимо всегда поддерживать в актуальном состоянии. Во-первых, законодательство требует, чтобы названия должностей сотрудников, структурные подразделения и размер зарплаты в трудовых соглашениях соответствовал информации в расписании по штату.

Во-вторых, контролирующие органы в ходе проверочных мероприятий запрашивают этот документ и сверяют с фактической численностью и структурой персонала. При несоответствии нанимателя ожидает штраф.

В-третьих, этот сводный акт по персоналу помогает своевременно принимать управленческие решения и оперативно регулировать численность сотрудников.

В-четвертых, расхождения между штатным расписанием и реальным наличием наемного персонала может стать поводом для отмены через суд решения работодателя об увольнении по сокращению.

Порядок действий при актуализации штатного расписания (например, при изменении должности) достаточно простой:

  • обоснование изменений;
  • уведомление заинтересованных работников (при необходимости);
  • распоряжение об изменении (утверждении нового) документа;
  • Приведение трудовых договоров в соответствие новой редакции внутреннего нормативного акта.

В случае кардинальных изменений в штатном расписании добавляется этап составления нового документа.

Например, руководство принимает решение о повышении заработной платы всем сотрудникам.

В такой ситуации нельзя обойтись простым внесением изменений в штатное расписание. При изменении окладов большому количеству наемных работников следует разработать и утвердить новый документ.

Закон не устанавливает какую-либо обязательную периодичность для изменения штатного расписания. Такие поправки  работодатель вправе вносить в любое время, когда в этом есть необходимость. Как часто менять штатное расписание, компания определяет по своему усмотрению. Таким образом, утверждать новое штатное расписание каждый год, если отсутствует необходимость отразить в нем какие-либо изменения, не нужно.

Кроме внесения изменений в штатное расписание в случае изменения должностей, изменения размера и состава выплат и тому подобного, в трудовом законодательстве есть отдельные процедуры, которые также могут привести к корректировке штатного расписания. Например, изменение штатного расписания в связи с оптимизацией численности или штата сотрудников (ст. 180 ТК РФ), организационные или технологические изменения (ст. 74 ТК РФ) и прочее.

Совет. Если собираетесь принимать новых работников в период, когда вносятся изменения в штатное расписание, примите новичка сразу на новые условия, чтобы в дальнейшем не пришлось корректировать его трудовой договор.

Ознакомьтесь с примером решения подобной ситуации здесь.

Сотрудники имеют право на оплату труда без дискриминации. Поэтому не желательно оставлять в штатном расписании «вилки» окладов.

Суть «вилки» окладов в том, что по одной должности оклады не одинаковы. Вместо конкретной цифры оклада в штатном расписании нередко прописывают минимальную и максимальную суммы, например, 20 000–40 000.

Предлагаем ознакомиться:  Как передавать документы из кадров обособленным подразделениям

Разница в окладах может иметь место, если у сотрудников разный стаж работы по профессии, в отрасли, различается квалификация, трудовые обязанности и так далее (ч. первая ст. 132 ТК РФ). При этом положение об оплате труда должно отражать понятные критерии, почему компания платит тот или иной оклад. Иначе суд признает вилки дискриминацией и обяжет работодателя возместить разницу в зарплате (ст.

Подробнее об этом читайте в статье.

Таким образом, мы выяснили, когда у работодателя возникает необходимость внести изменения в штатное расписание. Сделать это можно двумя способами – изложить поправки в приказе или утвердить новое штатное расписание.

А отдел кадров на основании этого осуществляет подбор персонала, оформляет соответствующие документы, анализирует качественный состав работников, вносит работодателю предложения по его улучшению, оформляет в установленном порядке учетную и информационно справочную документацию, готовит соответствующую статистическую отчетность.

Штатное расписание составляют в целом по предприятию и утверждают, как правило, на каждый календарный год до его начала.

В течение года собственник вправе в любое время внести изменения в штатное расписание.

Допсоглашение (пример) К примеру, как внести изменения в трудовой договор? Только посредством издания допсоглашения к оговоренному документу, с образцом которого можно ознакомиться ниже. Личная карточка Также изменения должны быть внесены и в личную карточку сотрудника, ведь при приеме в оговоренном документе указываются не только личные данные, но и занимаемая должность.

Соответственно при переименовании вакансии изменения в личную карточку должны быть внесены в обязательном порядке.

Трудовая книжка Вносятся изменения и в книгу о труде, но только в том случае, если видоизменяется наименование должности, а не размера оплаты труда.

ТК РФ условия оплаты труда обязательны для включения в трудовой договор. Следовательно, изменение размера заработной платы нужно оформлять таким же образом, как и изменение любых других условий трудового договора. А именно: после внесения поправок в штатное расписание с работниками, интересы которых затрагиваются, следует заключить дополнительные соглашения к трудовому договору, оговаривающие изменения условия оплаты труда.

Приказ о внесении изменений в штатное расписание в случае ликвидации или сокращения. Сокращение численности или штата работников влечет за собой ряд процедур.

Курсы, семинары, тренинги

Чтобы произвести увольнение работника по всем правилам, нужно действовать, согласно законодательству:

  1. сокращение численности штата должно быть подтверждено по факту;
  2. сотрудника необходимо лично предупредить, что было принято решение об увольнении;
  3. если есть возможность перевести сотрудника, то нужно непременно это сделать;
  4. государственные органы должны быть поставлены в известность;
  5. профсоюзы должны дать свое согласие;
  6. все полагающиеся выплаты сотруднику должны быть произведены.

Причем данное условие должно соблюдаться как при формировании штатного расписания на начальном этапе, так и при внесении изменений. Причины и основания Штатное расписание изначально формируется с учетом поставленных задач и имеющегося объема труда, что предопределяет численность штата, не говоря уже о наличии основных средств, из которых и формируется окладная система, в размере не ниже законодательной нормы.

Но ведь компании развиваются, реорганизовываются, сливаются или просто видоизменяются в виду расширения зон обслуживания либо изменения видов деятельности,. Это предопределяет увеличение либо уменьшение объема работ, а следовательно, и нехватку либо излишек определенных специалистов. Также причиной внесения изменений в штатное расписание могут стать видоизменения тарифных ставок либо надбавок.

Штатное расписание в вопросах и ответах

Это могут быть: реорганизация фирмы; оптимизации структуры управления компании; изменения законодательства, в части оплаты труда, введения профстандартов и т.п., устранение неэффективных должностей, сокращение или расширение компании.Внесение изменений в штатное расписание влечет за собой коррективы документы сотрудников – трудовую книжку и личную карточку и требует письменного согласие работника.

Изменение окладов, оформление надбавок и премий является существенным изменением условий труда работника, поэтому сотрудник должен быть письменно уведомлен об этом за 2 месяца до введения этих изменений. Подобные изменения, кроме того, вносятся и в трудовой договор путем составления дополнительного соглашения к договору.

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!:

Adblock detector