Горячая линия бесплатной юридической помощи:
Москва и область:
Москва И МО:
+7(499) 110-93-26 (бесплатно)
Санкт-Петербург и область:
СПб и Лен.область:
+7 (812) 317-74-92 (бесплатно)
Регионы (вся Россия):
8 (800) 550-95-86 (бесплатно)

В чем вести базу договоров

Регламентация договорной работы

Одной из особенностей договорной работы является то, что регулирование процесса договорной работы полностью зиждется на локальных нормативных актах организаций.

Одной из особенностей договорной работы является то, что регулирование процесса договорной работы полностью зиждется на локальных нормативных актах организаций. В связи с этим встречаются случаи конфликта интересов контрагентов в процессе заключения и исполнения условий договора, когда в локальных нормативных актах одной организации – стороне договора установлен один порядок, а у другого контрагента – другой.

Поскольку регламентация договорной работы зависит только от опыта и воображения руководителя и автора этого локального нормативного акта, на практике встречаются такие регламенты договорной работы, как положение (регламент, инструкция) по ведению договорной работы, в которых (в едином документе) описаны все бизнес – процессы с момента получения оферты от контрагента и до момента подачи иска в суд, так и локальные нормативные акты, в которых прописаны лишь отдельные бизнес – процессы (к примеру, положение о претензионной работе).

О том, что достаточно большая часть бизнеса работает вообще без каких-либо локальных нормативных актов, регулирующих договорную работу в организации, в рамках этой статьи упоминать смысла нет. Хочется лишь отметить другую крайность – чрезмерная “зарегулированность” этого бизнес – процесса рождает “мертвые” правила ведения бизнеса.

Как правило, в организации кроме локального нормативного акта о договорной работе разрабатываются и типовые формы договоров и другой договорной документации. Они облегчают и ускоряют процесс заключения договоров.

Вместе с тем надо понимать, что такие типовые формы договорной документации носят вспомогательный характер. В процессе заключения договоров и согласовании его условий стороны могут вносить в них изменения и дополнения: исключить из них отдельный пункты, включить другие и т.д.

Как попасть в справочник «Договор»?

Если мы нажимает на справочник «Контрагенты», то сначала мы попадаем в карточку контрагента, а затем в ней, в верхней позиции, выбираем «Договор».

Если мы сразу открываем справочник «Договор», то попадаем в  журнал, по учёту всех договоров, заведённых в программе 1С ранее.

Как правильно вести договора в организации нормативные документы

По общему правилу договор считается исполненным только после того, как стороны полностью исполнили принятые на себя обязательства:

  • поставщик поставил товар, выполнил работу или оказал услугу;
  • заказчик принял и оплатил товары, работы, услуги. И только после этого заказчик отражает в РД сведения об исполнении договора. У него есть 10 рабочих дней с момента исполнения части или этапа договора либо всего договора полностью.

Этапы договорной работы в организации

У заказчика есть альтернатива.

Позиция Министерства финансов РФ и Казначейства — заказчик может отражать в реестре договоров сведения об исполнении двумя способами:

  1. После каждого факта приемки товаров, работ, услуг. Например, по договору предполагается ежемесячная поставка товара.

Важно

Костарев

М.П.

Подписи располагаются в самом конце, в разделе «Реквизиты и подписи сторон». За каждой подписью следует ее расшифровка, после чего подпись должностного лица заверяется печатью. Мерой обеспечения безопасности договора является написание расшифровки подписи от руки.

Внимание

Многостраничные договоры часто дополнительно защищают, проставляя подпись без расшифровки и печать на каждом листе (Пример 4).

Пример 4

Оформление раздела договора «Реквизиты и подписи сторон»

Исполнитель

Общество с ограниченной ответственностью «Диалог»

123456, Москва, ул. Космонавтов, д. 54, к. 2, оф. 454

Тел./факс: (495) 465-82-00/465-82-01

ИНН 1234567890 КПП 123456789

ОКПО 12345678

р/с 12345678900987654321 в ЗАО КБ «Альянс-банк» г. Москва

к/с 12345678900987654321

БИК 123456789

Генеральный директор

Яблоков В.Н.

В очередной статье, посвященной особенностям работы с договорами, мы расскажем об основных правилах их согласования, регистрации и хранения.Кто должен заниматься договорами?

Существует два подхода к работе с договорами в организации: централизованный и децентрализованный.

Централизованный подход подразумевает наличие в организации специального структурного подразделения или рабочей группы, которая занимается договорами. Задача исполнителя – доставить проект договора или оферту в этот отдел, а согласованием, учетом и хранением будут заниматься специалисты.

Децентрализованный подход предполагает, что каждый исполнитель ведет свои договоры самостоятельно. Но даже если в компании практикуется децентрализованный подход, хранить все оригинальные экземпляры договоров нужно в одном месте: у секретаря, юриста, в канцелярии и т.д.

Предлагаем ознакомиться:  Какие анализы крови можно сдать в поликлинике бесплатно по омс

Понятно, что большинство организаций начинают с децентрализованного подхода: было бы странно тратить ресурсы на договорной отдел, если вся организация состоит из директора, бухгалтера и команды продавцов.

Согласование договоров: кто участвует в процессе?

Начальным и обязательным этапом работы над готовым проектом договора или офертой является согласование. Генеральный директор, подписывая договор, должен быть уверен, что заключает соглашение с добросовестным контрагентом, что сумма договора и налог на нее рассчитаны правильно, а сам договор не содержит таких условий, которые в будущем обернутся неприятностями для его бизнеса.

Поскольку лично проверить каждый документ руководитель не в состоянии, договор должен пройти процедуру согласования. Круг согласующих лиц организация назначает самостоятельно, и он может меняться в зависимости от вида договора.

Заказчик обязан в течение одного рабочего дня внести исправления, если Казначейством выявлены ошибки при проверке. В противном случае информация не будет включена в базу.

Также в кратчайшие сроки следует внести изменения, если заказчик самостоятельно обнаружил ошибки.

Для исправления в системе «Электронный бюджет» нужно откорректировать поля с ошибочной информацией, прикрепить правильные документы, затем подписать и направить исправления в систему.

В чем вести базу договоров

С 01.07.2018 после даты внесения сведений о контракте — заключении, изменении, расторжении, приемке продукции, исполнении в течение 5 рабочих дней — заказчик формирует информацию и документы и направляет сведения в реестр.

  • проверяет (программно-аппаратными средствами);

Заполнение карточки — «Договор»

В верхней части карточки существуют четыре закладки, которые желательно поочерёдно заполнить:

  • Главное;
  • Документы;
  • Присоединённые файлы;
  • Ещё.

На закладке «Главное» заполняем такие реквизиты:

  • «Вид договора», который подразделяется на семь позиций, в основном используются в работе, такие как, «С поставщиком», «С покупателем»;
  • «Организация», в которой вы работаете;
  • «Контрагент», выбирается из справочника «Контрагенты»;
  • «Номер договора», в это поле заносится тот номер, который вы присвоили;

Номер договора (контракта, соглашения) может быть не уникален, так как номер может быть присвоен не вашей организацией, а организацией контрагентом, с учётом соблюдения его уникальности.

  • «Дата договора»;
  • «Наименование», автоматически заносится при заполнении двух полей «Номер договора», «Дата договора»;
  • «Срок действия, до…»;
  • «Вид расчётов».

В данной карточке есть необходимые блоки, которые можно заполнить по необходимости:

  • «Расчёты»;
  • «НДС, Поставщик по договору предъявляет НДС»;
  • «Подписи»;
  • «Дополнительная информация.

При нажатии на закладку «Документы» открывается журнал созданных документов, в которых использовался данный договор (контракт, соглашение).

В журнале предусмотрены такие столбцы:

  • Дата,
  • Номер;
  • Тип документа;
  • Сумма;
  • Валюта;
  • Вид операции.

На закладке «Присоединённые файлы», можно загружать документы, созданные в рамках данного договора. Это могут быть:

  • Договор;
  • Товарная накладная;
  • Акт выполненных работ;
  • Счёт-фактура;
  • Другие документы.

Подготовка договоров

В чем вести базу договоров

Подготовкой договора (контракта, соглашения) занимается куратор. В крупной фирме, куратором может быть или:

  • Сотрудник юридической службы;
  • Сотрудник другой службы, который непосредственно связан в своей работе с «Поставщиком» («Покупателем»).

Куратор, в основном, занимается подготовкой договора (контракта, соглашения), с приложением всех необходимых документов (учредительных, правоустанавливающих и других документов). А также с организацией подписания с двух сторон  договорных обязательств.

В фирме могут быть разработаны стандарты (шаблоны) договоров, которые в дальнейшем использоваться в работе. В программе 1С есть блог по составлению стандартов договоров, который можно найти в главном меню раздела «Справочники», в подразделе «Покупки и продажи».

Блок «Шаблоны договоров» очень удобен в работе, так как в шаблон , нужно внести только необходимые данные, согласованные с контрагентом.

Ведение журнала договоров

Реестры контрактов и договоров — это базы данных, которые ведет Федеральное казначейство России. В первом содержатся сведения обо всех контрактах, заключенных в соответствии с 44-ФЗ, во втором — о договорах, заключенных по правилам 223-ФЗ.

Разберемся, что такое реестр контрактов, реестр договоров, как правильно вести их и чем они отличаются друг от друга.

Первый — это база данных, в которой содержатся сведения обо всех соглашениях, которые заключены заказчиками в соответствии с 44-ФЗ.

Информация о договорах, которые заключены отдельными видами юридических лиц в результате закупки по ФЗ-223, содержится в реестре договоров.

Веддется реестр договоров 223 ФЗ и 44 ФЗ на сайте ЕИС.

Предлагаем ознакомиться:  Производственная необходимость тк рф 2019

Есть исключения, они установлены законом. В Казначейство в общем порядке не подают информацию о закупках, которые составляют государственную тайну.

Дело в том, что заключенный договор может не иметь юридической силы (например, если он подписан неуполномоченным лицом). Чтобы избежать подобных эксцессов, надо внимательно подходить к проверке документов контрагента.

Исходя из практики можно сказать, что полная проверка документов контрагента (то есть проверка не только регистрационных и учредительных документов, но и ценных бумаг, корпоративной документации, активов, заключений аудиторов, финансовых отчетов и пр.

) целесообразна при заключении далеко не всех договоров. Она может быть необходима, например, при присоединении организации, поскольку приобретается работающий бизнес, в ходе деятельности которого могли быть созданы определенные обязательства.

Список документов, предоставляемых контрагентом, определяется юридической службой организации. Вашему вниманию мы предлагаем их примерный перечень:

  • документы, содержащие сведения о контрагентах:
    • документы, предоставляемые юридическим лицом:
      • копии учредительных документов,
      • копия документа, подтверждающего полномочия руководителя юридического лица,
        • копия доверенности, заверенная в установленном порядке юридическим лицом, и ксерокопия паспорта представителя (в случае если от имени юридического лица договор подписывает не его руководитель, а представитель),
      • копия свидетельства о государственной регистрации юридического лица со всеми изменениями,
      • копия письма органов статистического наблюдения о присвоении кодов,
      • копия свидетельства о постановке на налоговый учет,
      • документы, содержащие сведения, включающие почтовый адрес компании, телефон и банковские реквизиты,
        • заверенные печатью организации и подписью ее руководителя копии лицензий на осуществление соответствующего вида деятельности, сертификатов и т.д.

М.П.Подпись и печать на договоре

как правильно вести договора в организации

Подписывает договор то должностное лицо, которое указано в преамбуле (Пример 3).

Пример 3

Доверенность на право заключения договоров

Общество с ограниченной ответственностью «Реконструкция»

(ООО «Реконструкция»)

ул. Зеленая, д. 256, офис 43, г. Москва, Российская Федерация, 123434

ОГРН 1234567890123 ИНН/КПП 1234567890/123456789

Доверенность № 232

Пятое мая две тысячи четырнадцатого года

Город Москва

Общество с ограниченной ответственностью «Реконструкция» в лице генерального директора Костарева Дмитрия Олеговича, действующего на основании Устава, в дальнейшем именуемое Доверитель,

уполномочивает

коммерческого директора Никитину Викторию Петровну (дата рождения: 10.08.1979, место рождения: г. Звенигород, паспорт 11 11 № 222222, выдан 31.03.2000 УВД Октябрьского района г. Звенигорода, адрес места проживания: ул. Бабаевская, д. 14, кв. 154, г. Москва, 123434), далее именуемого Доверенное лицо,

подписывать от имени Доверителя договоры купли-продажи на сумму до 3 000 000 (трех миллионов) рублей.

Договор о реализации туристского продукта

Настоящая Доверенность действительна по 31 декабря 2014 г. Полномочия по настоящей Доверенности не могут быть переданы другим лицам.

Подпись Доверенного лица Никитина удостоверяю.

Генеральный директор Костарев Д.О.

В случае если в организации не внедрена СЭД, исполнитель лично передает договор каждому из согласующих лиц и следит за тем, чтобы они поставили подписи в листе согласования (Пример 1).

Пример 1

Лист согласования к договору

Рисунок 1. Реестр договоров

ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ

К договоруподряда

От15.05.2014№П-456/14

КонтрагентООО «Мечта»

Структурное подразделениеАХО

ИсполнительНазаров Л.Д.

Согласующее лицо

Виза согласования

Замечания

Отметка

о снятии замечаний

Дата согласования

Руководитель структурного подразделения

Без замечаний

Яковлев

19.05.2014

Финансовый директор

Без замечаний

Горшков

20.05.2014

Главный бухгалтер

Согласовано с замечаниями

Яценко

Нарушена нумерация пунктов

в разделе 4

21.05.2014

Начальник службы безопасности

Без замечаний

Комаров

26.05.2014

Начальник юридического отдела

Без замечаний

Савельева

28.05.2014

Можно разработать отдельный лист согласования для каждого вида договоров с перечнем лиц, которые согласовывают эти договоры.

Особенной популярностью такое хранение пользуется среди производственных предприятий и компаний, предоставляющих различного рода услуги.

Каждый договор, который заключается между двумя фирмами, играет очень важную юридическую и экономическую роль, также этого рода документы крайне важны для бухгалтерии и финансистов.

Почти на каждом среднем и крупном предприятии возникает вопрос: где хранить договоры и прочие документы, как их систематизировать и учитывать, нужно ли создавать специальный архив?

Для решения этой проблемы в наши дни часто применяются компьютерные программы, с помощью которых можно регистрировать, согласовывать и хранить документацию в электронном виде. Эта программа называется реестром документов и договоров.

Наша компания archiv-s.

ru оказывает услуги по внедрению в делопроизводство электронный реестр договоров и документов, настраивает процесс перенесения документации с бумажного носителя в электронный резерв, тем самым, заметно упрощая «жизнь» предприятия.

Благодаря созданному нами электронному реестру договоров, вы сможете значительно упростить такие процедуры, как подготовка и согласование документов вне зависимости от их местонахождения.

Настоящий Договор составлен в двух экземплярах по одному для каждой из Сторон, собственноручно подписан и скреплен печатями Сторон.

Предлагаем ознакомиться:  Образец договора аренды автомобиля между юридическим и физическим лицом

Что касается печати, то, опять же, неясно, использовать основную печать организации или достаточно печати «Для документов» или «Для договоров». Если договор не содержит специальных условий на эту тему, то можно воспользоваться дополнительными печатями, предназначенными именно для договоров. Другими словами, дополнительную печать «Для счетов» или «Бухгалтерия» на договор ставить нельзя.

Регистрация договоров: есть нюансы

Подписанный договор подлежит регистрации*. Небольшая сложность состоит в том, что зарегистрировать договор должна каждая из сторон, а значит, один документ получит два совершенно разных номера. Рассмотрим несколько ситуаций.

Договор № 234-П-МТО-14

Договор поставки оборудования № 1332/1/2014

Договор поставки оборудования № 1332/1/2014/234-П-МТО-14

ЗАО «АН-Энергетика»

Договор от 27марта 2014 г.

№ 234-П-МТО-14

В первом случае номером договора будет считаться вся длинная конструкция, написанная после знака «№».

При этом следует выделять отдельно договоры с постоянным сроком хранения, например:

  • договоры дарения;
  • договоры купли-продажи земельных участков, зданий, помещений;
  • договоры о долгосрочном кредитовании и инвестиционной деятельности;
  • договоры на право собственности, владения, пользования, распоряжения имуществом (постоянный срок хранения для всех договоров этой группы установливает ст.57, одновременно на отдельные договоры этой группы Перечень устанавливает исключения — более короткие сроки хранения, например, ст. 28 обязует хранить договоры о купле-продаже акций акционерами только 5 лет после истечения их срока действия);
  • договоры регистрации и перерегистрации фирменных наименований, товарных знаков, знаков обслуживания;
  • договоры о приеме-сдаче помещений в аренду;
  • договоры о приватизации;
  • договоры об экономических, научных и культурных связях;
  • договоры поставки материалов (сырья), продукции, оборудования для государственных нужд.

Следует обратить внимание на то, что при хранении и формировании дел к каждому договору должны подкладываться не только дополнительные соглашения о его изменении и дополнении, но и, если это определено условиями договора, письма об изменении реквизитов сторон, а также письма о расторжении договора в одностороннем порядке.

Такие письма, полученные от контрагента, должны быть зарегистрированы. Письма, направляемые вашей организацией контрагенту, тоже должны пройти регистрацию и иметь отметку о получении уполномоченным лицом контрагента.

Дополнительно к каждому договору могут подкладываться листы согласования с визами специалистов.

Наряду с договорами в программу могут быть внесены и любые документы.

Договоры и документы вносятся несколькими способами:

  • прикрепление готового файла договора (например, скан договора или договор в текстовом файле Word)
  • создание файла договора на основании шаблона договора

Таблицу со списком договоров пользователь в программе IT Audit может настроить с учетом необходимых ему полей:

  • рубрика документа
  • организация, от имени которой заключен договор
  • сторона договора: контрагент, сотрудник организации
  • дата и номер регистрации договора по собственной системе регистрации
  • дата и номер регистрации договора по системе регистрации контрагента
  • сумма договора

Как подать сведения в реестр контрактов и реестр договоров по новым правилам

Пример 3

Доверенность № 232

Рисунок 2. Реестр платежей

Город Москва

уполномочивает

Пример 1

ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ

К договоруподряда

Рисунок 3. Проверка равенства сумм в реестрах договоров и платежей

Согласующее лицо

Виза согласования

Замечания

Отметка

о снятии замечаний

Дата согласования

Без замечаний

Яковлев

19.05.2014

Финансовый директор

Без замечаний

Горшков

20.05.2014

Главный бухгалтер

Яценко

в разделе 4

21.05.2014

Без замечаний

Комаров

26.05.2014

Без замечаний

Савельева

28.05.2014

Хранение договоров

Хранение договоров можно осуществить двумя способами:

  • В сканированном виде;
  • Подписанный на бумажном носителе (бумаге).

Сканированный договор можно, как было написано раньше, прикрепить в программе 1С непосредственно в блоке «Договор» на закладке «Прикреплённые файлы», это очень удобно и наглядно для работы.

Необходимо осуществить хранение подписанного на бумажном носителе договора, с проставленными с двух сторон печатями. Этим занимается в основном юридическая служба фирмы. Если организация небольшая, то функцию по осуществлению хранению можно возложить или на куратора договора, или на другого сотрудника, уполномоченного на это руководителем.

Существуют сроки хранения договоров, которые нужно соблюдать при правильной организации договорной работы.

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!:

Adblock detector