Как правильно заверить копию трудовой книжки образец и порядок оформления

Приобретение, учет и хранение трудовых книжек

Объединение «ГОЗНАК» изготавливает бланки для трудовых книжек. Такими бланками должен быть обеспечен работодатель, о чем свидетельствует Приказ №117н Минфина РФ.

Купить легальный бланк документа можно в отделе канцтоваров. Но перед этим необходимо убедиться, что предприятие имеет договор с «ГОЗНАКом», потому что их бланки считаются действительными. Не стоит покупать трудовые книжки в метро или газетном киоске, поскольку разрешения на продажу такой документации у них наверняка нет.

Учет новых бланков на предприятии ведется в специальной книге, за которую отвечает квалифицированный сотрудник кадров.

Трудовые книжки — это подотчетные документы, поэтому хранится они должны в сейфах или металлических шкафах, чтобы обеспечить их сохранность и ограничить доступ посторонних лиц. За хранение отвечает работодатель, поэтому выдавать трудовые книжки он может только при увольнении.

Некоторые начальники предприятия выдают документ на руки сотруднику, даже если он сейчас находится в штате. Но нужно помнить, что такое действие не считается законным и в случае потери трудовой книжки работником будет отвечать работодатель.

Общая информация

Получив копию на руки, удостоверьтесь, что она сделана корректно. Для этого заранее изучите образец. Помните: если исполнитель допустил ошибки, инстанция-получатель запросит новый, корректный документ.

Правом заверения подобных документов обладает руководитель кадрового департамента, директор компании и главбух предприятия.

  • Соблюдены ли правила оформления

Существует два способа заверения копии. Первый – проштамповать, заверить печатью и подписью руководителей ежестранично.

Второй вариант – пронумеровать и прошнуровать листы, вывести нитку на последний, проклеить бланком, где будет указано число страниц. На бланке ставится виза уполномоченного сотрудника и оттиск печати юридического лица.

  • Имеются ли необходимые пометки

Копия обязательно содержит набор данных:

  • должность, фамилия, имя подписанта;
  • дата подготовки, от которой будет отсчитываться месячный срок действия копии трудовой книжки;
  • подпись должностного лица фирмы-нанимателя;
  • позиция в компании, занимаемая специалистом;
  • пометка «Работает по настоящее время».

Актуальность действующей копии ТК теряется, как только в кадровом документе сотрудника появляются новые записи, например, о переводе на другую должность или смене места трудоустройства.

Как мы знаем, трудовая книга может находиться в двух положениях в зависимости от того, осуществляете вы трудовую функцию или же нет.

Так, она может находиться в отделе кадров у вашего непосредственного работодателя, если вы занимаете конкретную должность, или же быть у вас на руках в случае, если вы на конкретный период являетесь неработающим.

Так или иначе, но способы заверения трудовой книги непосредственно зависят от того, где находится трудовая. Если вы держите документ у себя – вам необходимо явиться в нотариальную контору и получить услугу по заверению копии трудовой книги.

Если же вы работаете, то помочь вам с заверением должны непосредственно сотрудники отдела кадров или же сам работодатель. Отказать вам в этой функции могут только на основании серьезной причины. При этом, отказ должен быть изложен в письменном виде и аргументирован в соответствии с законом.

Трудовая – это бланк строгой отчетности, который хранится в сейфе или другом важном месте в организации. Чтобы сделать копию, следует сначала получить оригинал. С запросом о выдаче на время оригинала трудовой можно обратиться:

  1. Директору
  2. Главбуху
  3. Начальнику отдела кадров или специалисту по кадрам

Как правильно заверить копию трудовой книжки образец и порядок оформления

Порядок ваших действий:

  • Обращаетесь к одному из вышеуказанных лиц
  • Написать заявление на получение копии трудовой. Составляется оно с соблюдением стандартных требований, в основной части документа указывается просьба выдать копию трудовой книжки и цель, для которой она требуется. При этом отсутствие уважительной причины для получения копии не является основанием для отказа в ее выдаче – работодатель обязан выдать документ в любом случае.
  • Ждете получения копии. Работодателю на оформление этого документа дается 3 дня с момента подачи сотрудником заявления.

Часто встречается следующая ошибка: печать организации не захватывает текст и подпись кадровика, и находится в «пустом» месте страницы. Оттиск печати должен быть расположен так, чтобы захватывать копию.

Особо надо отметить, что ошибки в копиях неуместны. Также не допускаются исправления при написании формулировок. Документ, оформленный неправильно, у работника просто не примут, так как он будет считаться недействительным. Если ошибка была допущена, нужно сделать новую ксерокопию нужной страницы и заверить ее должным образом.

Основанием для выдачи копии является поданное сотрудником заявление. Но это правило больше относится к крупным и средним предприятиям с большой численностью работников. В малых предприятиях и предпринимателями копия может быть выдана по устной просьбе заявителя. Но чтобы вам не задержали выдачу такого документа, я рекомендую всегда составлять заявление о его выдаче.

Копировать необходимо все страницы, в которых сделаны записи. Копии нужно делать с самого первого листа, где указаны сведения о владельце книжки. А последней копией будет лист, где стоит отметка с последнего места работы.

Копии можно заверить 2 способами:

  1. Заверить каждый лист по отдельности. Тогда необходимо на каждом из них поставить подтверждение «Верно» или написать «Копия верна». Также от заполняющего требуется написать свою должность, фамилию, расписаться и поставить печать организации. Кроме этого необходимо поставить дату заверения ксерокопий.
  2. Скрепить все листы между собой прошивкой и прикрепить дополнительную бумагу, на которой будет указано количество листов. Также на нем ставится надпись о том, что «Копия верна» или «Верно». Обязательно надо указать должность заполняющего человека, его ФИО и поставить печать. Не забываем также ставить дату оформления копий.

После основного заверения на копии необходимо написать фразу о том, что человек продолжает работать. Обязательно укажите, что он работает по настоящее время.

Право подписи имеют:

  • сотрудники отдела кадров;
  • бухгалтер;
  • директор;
  • предприниматель.

Если в организации имеется печать, она обязательно должна ставиться. При ее отсутствии надо сделать запись «Верить без печати».

Как правильно заверить копию трудовой книжки образец и порядок оформления

Выдача копии должна быть осуществлена не позднее трехдневного срока после получения запроса от сотрудника.

В законодательство были внесены некоторые корректировки, которые важно знать при оформлении копии. Действовать они начали с 1 июля текущего года. Теперь все работодатели обязаны придерживаться новой методики заверения книжек.

Если такой подписи сделано не будет, копия будет считаться не действительной, поэтому ее придется оформлять повторно.

Более подробно вы можете узнать об этом из следующего видео.

Новое заверение трудовой книжки практически не изменило старого порядка оформления копий. Чтобы обозначить внесенные изменения, нужно изучить старые правила заверения и увидеть, что в них добавили, а что убрали.

Итак, для правильного заверения трудовой книжки всегда нужно учитывать следующие особенности:

  • Снимаются копии всех страниц трудовой книжки (исключением являются сведения о наградах), начиная с первой, где указана информация о владельце, заканчивая последней с информацией о нынешнем месте работы. Это нужно для того, чтобы комиссия организации, которая требует образец заверения трудовой книжки, видела весь пройденный трудовой путь субъекта (в дальнейшем это может повлиять на их решение) и причины ухода с предыдущих мест работы.
  • Заверить копию трудовой книжки может специалист отдела кадров, главный бухгалтер или начальник предприятия, где работает субъект.
  • Не стоит увеличивать масштаб, нужно делать копию тех размеров, что и сама книжка;
  • Все листы документа брошюруются и в конце на бумажной наклейке указывается количество страниц действующей копии.

Общие правила заверения трудовой книжки состоят из того, что на последней странице сшитого документа должны содержаться следующие элементы:

  • номер записи;
  • подтверждение «Верно» или «Копия верна», прописанное вручную или нанесенное при помощи специального штампа;
  • должность специалиста, заверяющего документ;
  • его инициалы и подпись;
  • дата оформления;
  • печать предприятия.

Как правильно заверить копию трудовой книжки образец и порядок оформления


Для несшитых документов такая информация должна содержаться на каждом листе копии.

Некоторые организации просят поставить отметку «Работает по настоящее время». Это требование не соответствует новому ГОСТу заверения трудовой книжки, но пометку сделать можно, поскольку оно и не противоречит действующим правилам.

Однако согласно новому ГОСТу, это нельзя считать правильным.

Как делать копию трудовой книжки, если целью работника является получение кредита в банке? Согласно вышеприведенным правилам. При этом записи документа должны подтверждать, что заемщик по-прежнему работает на определенной должности. При заверении следует учитывать такие нюансы:

  • копия должна быть подготовлена в соответствии со всеми требованиями законодательства, а конкретные требования по оформлению следует уточнить в банковском учреждении;
  • если последняя запись в трудовой книжке расположена в самом низу страницы — необходимо сделать ксерокопию следующей за ней пустой страницы; это станет подтверждением того, что гражданин не уволен и не переведен на другую должность.

Заверение копии трудовой книжки

Согласно положениям действующего законодательства, трудовая книжка работающих граждан должна храниться в отделе кадров фирмы-нанимателя или у директора компании. Чтобы подтвердить стаж сторонним организациям (например, банку), сотрудник должен получить копию, юридическая значимость которой подтверждается уполномоченным должностным лицом.

Как оформляется копия книжки, заверенная работодателем? Процедура включает следующие этапы:

  1. Работник подает заявление о необходимости представления документа. Оно пишется на имя начальника отдела кадров, а при отсутствии в структуре компании такого департамента – на имя руководителя фирмы. Практика показывает, что в небольших компаниях письменного обращения не требуют, достаточно устно изложить свою просьбу.
  2. Уполномоченный сотрудник делает копию ТК работника. Если требуется не вся информация, а сведения за определенный период, копируется первая страница, содержащая ФИО специалиста, и нужные листы. Другой вариант – набрать данные из документа на компьютере и распечатать. Его выбирают, если документ заполнен неразборчиво, текст читаем с трудом.
  3. Из готовой распечатки делается заверенная копия ТК. Постранично ставится штампик «Копия верна», виза представителя фирмы-нанимателя, его ФИО, и печать юридического лица. Оттиск не следует располагать на участке без текста. В идеале он должен захватывать и информацию о стаже, и подпись.

Если представители отдела кадров не предоставляют копию, требуйте письменный отказ. Он станет основанием для жалобы на работодателя в инспекцию по труду.

Заверение документов и в особенности трудовой книжки — неотъемлемый процесс для некоторых организаций.

В обязательном порядке засвидетельствовать книгу трудоспособности требуется для осуществления процедуры получения займа в банке или для выхода на заслуженный отдых.

В материале представленном далее можно узнать, как правильно происходит заверение и какой срок действия соответствующего дубликата рабочего удостоверения трудящегося.

В рабочем удостоверении любого трудящегося гражданина прописываются места работы, показатели успешности и продолжительность общего стажа профессиональной активности.

Без соответствующего свидетельства невозможно произвести оформление на официальную работу.

Чтобы государственная инстанция смогла выдать необходимую документацию работнику, он должен вместе с работодателем правильно засвидетельствовать книгу трудоустройства. Правила заверения копии трудовой книжки должны соблюдаться в обязательном порядке. Они состоят в следующем:

  • Сначала следует оформить заявление на имя руководителя компании. В нем работник должен изъявить желание засвидетельствовать личное рабочее свидетельство;
  • На основании заявления работодатель либо разрешает сотруднику сделать заверение документации, либо нет;
  • Далее происходит оформление дубликата страниц документа;
  • Заверение документации происходит с учетом печати, штампов и подписи. Все элементы заверения необходимо оформлять так, чтобы они захватили часть текста.
Предлагаем ознакомиться:  Может ли бывшая жена претендовать на наследство мужа Как разделить наследство Полезные статьи Юридический вестник

Кто может заверить копию трудовой книжки? По закону РФ, сделать заверение дубликата рабочего удостоверения трудящегося может начальник, или нотариус.

Если делать данную процедуру будет выполнять работодатель, он должен оформить документ четко, чтобы информация легко читалась.

Далее скопированные страницы передаются кадровому сотруднику, который ставит штамп с указанием: «Дубликат соответствует оригиналу». После чего работодатель делает заверение страниц.

Чтобы осуществить заверение копии акта требуется:

  • Сделать ксерокопии необходимых страниц удостоверения трудящегося;
  • Пронумеровать скопированные листы документа;
  • При желании полученные страницы можно сшить;
  • На заключительном листе отметить количество скопированных страниц;
  • На заключительной странице ставится дата, должность и подпись гражданина, который делает заверение акта. Чтобы дубликат документации имел легитимность в обязательном порядке ставится печать организации.

Если сотрудник работает в настоящий момент на предприятии, на странице, где расположена последняя запись о трудоустройстве, надлежит сделать пометку о том, что лицо в настоящее время работает в компании.

Для каждой инстанции действуют свои правила заверения документа.

Прежде чем делать копию трудовой книжки, работодатель должен поинтересоваться куда именно нужно отнести заверенный дубликат.

Правильно заверенный акт не создаст преград для работника и его желании сделать загранпаспорт, получить кредит в банке или осуществить переезд в другую страну.

Следует отметить, что уполномоченный представитель в обязательном порядке должен подтвердить все записи удостоверения посредством проставления личной подписи и даты.

После того, как работник напишет заявление, специалисты отдела кадров выдадут дубликат документа. Только правильно оформленный нормативный акт имеет юридическую силу. Поэтому работник должен удостовериться, что в заверенном журнале труда присутствует внизу на каждом листе:

  • Запись: «Дубликат верный»;
  • Печать компании;
  • Личные сведения и должность гражданина, который заверяет документацию;
  • Дата реализации процедуры.

На последнем листе в обязательном порядке делается запись, отмечая, что работник трудится в организации по настоящий момент. Также указываются ФИО, должность подчиненного.

Нужно ли заверять копию трудовой книжки для загранпаспорта?

cc5-min

В настоящий момент приносить дубликат рабочего удостоверения для получения загранпаспорта на пять лет не нужно.

Несмотря на такое упрощенное правило, заявитель указывает в анкете, где он работает и до этого трудился последние 10 лет.

Как заверить копию трудовой книжки для загранпаспорта — процедура простая. Достаточно направить заявление на имя нанимателя. На основании заявки начальник должен предоставить сотруднику дубликат его книги о трудоспособности.

Важно обратить внимание, что продолжительность действия представленного акта ограниченная. Действие не оригинальной книги о трудоспособности сотрудника функционирует один месяц.

Стоит отметить, что заверение документации у нотариуса может действовать неограниченный срок. До того момента, пока в оригинальном документе не будет сделана запись об изменении данных.

Любое действие, которое имеет место в рабочем процессе должно производиться в соответствии с законодательными нормами. Следование установленным правилам поможет избежать спорных ситуаций и дальнейших трудностей.

Если у Вас есть вопросы, проконсультируйтесь у юриста

Задать свой вопрос можно в форму ниже, в окошко онлайн-консультанта справа внизу экрана или позвоните по номерам (круглосуточно и без выходных):

  • 7 (499) 577-01-78 — Москва и обл.;
  • 7 (812) 467-38-97 — Санкт-Петербург и обл.;
  • 7 (800) 707-31-40 — все регионы РФ.

Официальное трудоустройство работника сопровождается документальным оформлением: подписанием договора, изданием приказа, внесением отметок в личное дело и карточку работника. Также в обязательном порядке вносятся необходимые записи в трудовую книгу.

Этот документ позволяет зафиксировать стаж работающего гражданина и отследить особенности его трудовой деятельности.

Согласно действующему трудовому законодательству книга относится к документам строгого учёта, так как утрата этого бланка приводит к самым неприятным последствиям для работника (например, потере части трудового стажа, что в итоге влияет и на размеры пенсионных выплат). Поэтому получить оригинал на руки можно только в одном случае — при оформлении увольнения (на его завершающем этапе сотрудник получает окончательный расчёт и трудовую).

Во всех остальных случаях, когда работнику требуется предъявить трудовую книгу, ему на руки выдаётся только её копия (всей книжки или некоторых страниц).

Когда нужна копия?

Как было сказано выше, некоторые обстоятельства требуют от граждан предъявления трудовой.

Например, без этого документа невозможно оформить визу.

Самые распространённые причины для предъявления копии трудовой — это:

  • Обращение в банковское учреждение за кредитной суммой. Ни один уважающий себя банк не выдаст средства, прежде не удостоверившись, что обратившийся гражданин официально трудоустроен и ему регулярно выплачивается заработная плата.
  • Получение документов для выезда за рубеж. До 2016 года предъявление копии трудовой было обязательным условием оформления визы и заграничного паспорта. Сейчас документ требуется только для выезда в отдельные страны, например, для визы в Канаду.
  • Оформление должности в качестве совместителя. Если идёт речь о трудоустройстве у другого работодателя, соискатель вакансии должен подтвердить, что он уже имеет основное рабочее место. Хотя предъявление трудовой и не является обязательным условием в данном случае, копию этого документа всё же требуют в большинстве случаев.
  • Оформление пенсионных выплат при достижении возраста, указанного в трудовом законодательстве. Пенсионный фонд обладает всей необходимой информацией о пенсионере, однако, его сотрудники по-прежнему требуют предъявить копию трудовой.
  • Следует отметить, что банковские учреждения требуют правильно заверенную копию книги даже в случае оформления даже небольшой ссуды. Поэтому о получении такой копии гражданину, претендующему на займы или кредит, придётся позаботиться заранее, чтобы избежать задержек в процессе оформления и выдачи средств на руки.

Кто заверяет?

Выдачей копий обычно занимается специалист, которому руководство доверило хранение и ведение трудовых книг. Это один из сотрудников кадрового отдела, если идёт речь о крупном предприятии, организации или учреждении.

В небольших компаниях и организациях нет нужды содержать большой кадровый отдел, в который входит много сотрудников, — обычно работой с трудовыми книжками здесь занят человек, трудящийся по совместительству (например, менеджер, главный бухгалтер или секретарь руководителя).

  1. Личное обращение. Для нотариальной конторы хватит и устной просьбы о заверении. В предприятии же потребуется написать заявление о предоставлении копии или выписки трудовой книжки. Не во всех организациях это является обязательным условием, но компании, где штат сотрудников достаточно большой, могут выдвинуть такое требование к заверению трудовой книжки.
  2. Определение необходимых страниц. Далеко не всегда для подтверждения трудового стажа или источника дохода нужны все страницы документа. Как правило, специалист из отдела кадров выделяет первую страницу, где расположена информация о личности владельца, и дополнительно несколько страниц с информацией о трудовой деятельности. Например, сведения о наградах в банк не нужны, но они могут понадобиться, если работник хочет претендовать на звание «Ветеран труда». Необходимо определиться, для каких страниц нужно заверение, а какие можно оставить без него.
  3. Ожидание и получение. Как упоминалось ранее, в течение 3 дней со дня подачи заявления работодатель выдает заверенную копию или выписку. Остается только получить ее и предоставить в организацию, требующую заверенного дубликата.

Как заверить трудовую книжку работодателем?

Connection timed out after 5001 milliseconds

Трудовая книжка (ТК) считается одним из наиболее важных документов.

Однако при этом многие граждане, в том числе имеющие немалый рабочий стаж, совершенно не знают, как заверить копию трудовой книжки.

kopi4

Образец действий для оформления такой копии (выписки) поначалу может показаться сложным, однако это ошибочное мнение. Документ составляется достаточно быстро и при этом не требует предоставления дополнительных справок или свидетельств.

Для чего нужна копия трудовой книжки? Чаще всего она может требоваться для подтверждения стажа по определенной специальности, для оформления договора ипотеки или по другим причинам. Однако независимо от того, для чего гражданину необходима заверенная копия трудовой книжки, её составление должно происходить согласно утвержденной процедуре.

Руководство предприятия или организации не имеет полномочий в выдаче сотруднику оригинала трудовой книжки до дня увольнения.

При необходимости подтверждения наличия непрерывного стажа для банка или по иному месту требования гражданину может быть выдана копия трудовой книжки, заверенная работодателем.

Право на оформление этого документа регламентировано ст. 62 Трудового кодекса РФ.

Обычно заверение копии трудовой книжки происходит на основании заявления сотрудника, которое подаётся в кадрово-организационный отдел предприятия.

Если такого отдела не существует, заявление подаётся кадровику, секретарю или другому сотруднику, кто уполномочен руководством для ведения кадрового делопроизводства.

В небольших коллективах можно обойтись и без письменного заявления, ограничившись устной просьбой к директору.

Если по месту требования документа нужно предъявить лишь последние записи в ТК, свидетельствующие о стаже на нынешнем месте работы, нет нужды снимать ксерокопии со всех страниц. Достаточно скопировать титульный лист и последнюю заполненную страницу.

В вопросе, как правильно заверить копию трудовой книжки важно учесть, что документ не подлежит буквальному переносу записей в новый аналогичный бланк.

Ведь речь идёт о простой выписке, а не о восстановлении полноценного дубликата.

Если же неопытный кадровик и сотрудник, на имя которого делается выписка, поступят неправильно, создав точный аналог трудовой книжки на новом бланке, то такой документ не будет считаться действительным, поскольку он оформляется по другой процедуре.

Одной из наиболее распространённых причин, которая вынуждает граждан заверять копию своей трудовой книжки, является необходимость оформления банковского кредита.

Финансовые учреждения заинтересованы в том, чтобы заёмщик имел стабильную заработную плату, которая бы гарантировала отсутствие проблем с перечислением регулярных платежей.

Особенно это важно, когда речь идёт о крупном займе, не имеющем надёжного обеспечения.

Чтобы заверить трудовую книжку образец не нужен. Следует лишь помнить, что юридическую силу выданный документ будет иметь при наличии штампа предприятия и подписи её директора на всех скопированных страницах. Подпись должна сопровождаться разборчивым написанием фамилии начальника и надписью рядом с ней «Копия верна».

Разрешается использовать два способа заверения ТК:

  • постранично (заверяется каждая страница);
  • в виде прошитого комплекта ксерокопий (заверяется только титульный лист).

Поскольку в банках весьма серьёзно подходят к документам, подтверждающим доходы заёмщиков, во избежание возможных недоразумений заверение трудовой должно иметь письменное подтверждение о том, что гражданин действительно находится в штате этой организации. Для этого на странице, где расположена запись о приёме на нынешнюю должность, руководитель разборчиво пишет «Работает по настоящее время», после чего ставится дата, штамп и подпись.

Разборчивый оттиск штампа обязательно ставится на подпись директора. Может показаться, что подобные мелочи не имеют особого значения, но не стоит исключать вероятность того, что по месту предъявления выписки могут усомниться в правильности её оформления. В результате это потребует выполнения повторной процедуры заверения.

Не зная точно о том, как заверить трудовую книжку, граждане полагают, что срок действия этого документа не имеет особого значения. Это утверждение верно лишь отчасти.

Ведь в вопросе, сколько действительна копия трудовой книжки, следует учитывать не только юридическую правомочность выписки, но и индивидуальные условия той организации, куда предъявляется документ.

В правовом смысле срок действия копии трудовой книжки не имеет ограничения, поскольку нормативное регламентирование по этому вопросу отсутствует.

Финансисты рекомендуют, чтобы заверенные копии документов предъявлялись по месту требования не позднее, чем через 14 дней после их выдачи. Если же выписка с работы предъявляется для получения визы в иностранном посольстве, рекомендуется уточнить требования к сроку действия подаваемых документов заранее по телефону. Это связано с тем, что каждое посольство имеет свои ограничения, действующие в соответствии с собственным законодательством.

Наиболее либеральны в плане предъявления заверенных копий государственные и коммунальные организации. Если с момента выдачи копии трудовой прошло не больше 1-2 месяцев, с назначением субсидий или решением других вопросов недоразумений возникать не должно.

По умолчанию заверенная копия ТК действительна на протяжении 30 дней.

Если же владелец документа за это время успел уволиться или приступить к обязанностям на новом месте, ксерокопия, не имеющая новой записи об этом, является недействительной и может стать причиной признания недействительным договора, для оформления которого она подавалась.

Предлагаем ознакомиться:  Наследование земельных участков: порядок оформления, документы

Имеет ли право банк или другая организация требовать нотариального заверения ксерокопии ТК? Если владелец документа всё ещё является штатным работником в организации, где находится на хранении этот документ, то тогда подобное требование неправомочно.

Подписи директора, вместе со штампом, будет вполне достаточно. Однако если вы уже уволились и находитесь на сегодняшний день в статусе безработного, то в этой ситуации за удостоверением документа вам придётся обратиться в ближайшую нотариальную контору.

Возможно, делать заверение копии и вовсе не понадобится, в ряде случаев по месту предъявления документа достаточно предъявить оригинал ТК, с которого в вашем присутствии будет снято необходимое количество ксерокопий. Однако такой пример действителен не во всех ситуациях.

kopi5

8 (800) 775-65-04 (звонок бесплатен)

Иногда делать копию ТК просто нет нужды. Это касается людей, вышедших на пенсию или оформляющих документы для выезда на постоянное место жительства в другую страну. Здесь наверняка понадобится предъявить оригинал документа.

С тем, что копирование — наиболее легкий и оптимальный способ создания выписки из ТК, согласятся все. Но не всегда современное офисное оборудование может быть использовано для таких целей.

Не все учреждения оснащены копировальными аппаратами, к тому же в некоторых из них израсходованный тонер в картридже может негативное влиять на качество ксерокопий.

Обычно это отображается в виде того, что на листах проступают черные или белые полосы. Соответственно, нечеткая печать цифр и отдельных слов становится причиной искажения содержания документа.

Кроме того, не стоит забывать, что многие жители в сельских и отдаленных районах не всегда имеют доступ к копировальным машинам. Это вынуждает использовать альтернативные варианты изготовления выписки из трудовой книжки.

blank1

Как же можно сделать копию ТК, не используя ксерокопии? Существует три варианта, которые смогут вам в этом помочь:

  • ввод текста на компьютере с последующей печатью на принтере;
  • сканирование страниц ТК с печатью на принтере;
  • рукописное копирование текста на листах бумаги.

В каждом из упомянутых случаев кадровику или другому сотруднику, кто будет заниматься изготовлением копии документа, следует учесть главное правило — копия трудовой книжки, независимо от способа её оформления, будет действительна лишь в том случае, если данные, которые в неё внесены, будут разборчивы и заверены руководством организации, ответственной за выдачу этого документа.

Как правило, в большинстве случаев, работающий на предприятии сотрудник лично изъявляет желание получить копию необходимого ему документа для предъявления по месту требования. Не исключением здесь является и выписка из ТК.

Как это делается на практике, мы уже подробно рассмотрели.

Но не стоит сбрасывать со счетов и то, что головной офис компании, включая кадрово-организационный отдел, находится в одном городе, а небольшой филиал, где трудится владелец ТК, расположен в другом.

Как следствие этого, традиционный способ получения тех или иных справок за подписью директора или главы правления осложняется. Ведь тогда сотруднику придётся потратить как минимум целый день на поездку. Что же можно сделать в подобной ситуации?

Учитывая, что для многих крупных российских компаний (прежде всего, торговых сетей) характерно наличие множества больших и малых филиалов по всей стране, выход из проблемы заключается в передаче документов, выданных в головном офисе, через экспедиторов, занимающихся доставкой товара или комплектующих.

Утрата трудовой книжки

При смене рабочего места трудовая книжка остается на руках у владельца. Часто именно при таких обстоятельствах люди теряют этот документ.

После утраты трудовой книжки необходимо обратиться на предыдущее место работы с заявлений о выдаче новой на основании той информации, которая внесена в дело работника.

Как быть, если организация прекратила свою деятельность или была расформирована? Остается только одно — на новом месте работы просить работодателя создать еще одну трудовую книжку. Это делается на основании заявления владельца с указанием причины отсутствия документа. Вносить сведения о стаже и предыдущих местах работы со слов работника начальник предприятия не может, но если имеется документальное подтверждение, это вполне реально. Однако, как правило, такие действия не практикуются и первой записью в трудовой книжке будет то место работы, где она была выдана.

Не стоит беспокоиться о стаже, ведь все данные о предыдущих местах работы есть в Пенсионном Фонде, ФОМС и ФСС.

Новый ГОСТ заверения трудовой книжки

Для чего нужна копия трудовой книжки (ТК)? С юридической точки зрения, это абсолютный аналог оригинала, который хранится у фирмы-нанимателя на протяжении всего периода трудоустройства специалиста. Заверенную копию можно предъявить в любую инстанцию, требующую подтверждения стажа сотрудника.

Чаще всего копию запрашивают для следующих целей:

  • оформление банковского кредита;
  • получение заграничного паспорта;
  • усыновление ребенка;
  • оформление субсидий от государства;
  • оформление пенсии по старости;
  • трудоустройство по совместительству и т.д.

Сколько действительна копия трудовой? Дубликат, полученный у компании-нанимателя, имеет юридическую силу в течение одного месяца. Если гражданин не предъявит его за указанный период в заинтересованную инстанцию, ему придется запрашивать новую копию. Небольшой «срок годности» имеет логическое объяснение: за 30 дней специалист может разорвать отношения с текущим работодателем и устроиться на новое место.

Кто заверяет?

Во — первых, на последней странице, в случае если гражданин до сих пор осуществляет трудовую функцию в той же должности, ставится упоминание об этом. Если же гражданин переведен на другую должность или увольняется – об этом тоже необходимо упомянуть.

Также стоит упомянуть о том, что на последней странице должна стоять подпись работника.

Она ставится в случае, если работник ознакомился с заверенной копией и посчитал, что все сделано правильно и в соответствии с законом.

Заверенная копия вашей трудовой имеет строго ограниченный срок действия. Вам стоит помнить об этом, когда вы обращаетесь за выдачей трудовой.

Срок действия заверенной копии трудовой книжки составляет ровно один месяц, который начинает действовать с момента подписания вами последнего листа копии.

Для того чтобы копия трудовой книги имела надлежащий внешний вид, ее страницы нужно прошить.

Делается это путем сшивания сложенных листов по правому краю. Обычно делается несколько проколов на листах, от трех до четырех и через них сшиваются бумаги.

Концы нитки не стоит обрезать. Их выводят из дырок на последнюю страницу и заклеивают небольшим куском белой бумаги, чтобы остались торчать только белые хвостики. На бумаге пишется дата, когда была сшита копия, а затем ставится печать, которая бы частично затрагивала бумагу, а частично лист.

На этом наше рассмотрение вопроса о выдачи копии трудовой книжки подошло к концу. Помните о наших простых правилах и смело применяйте их на практике и тогда данная процедура покажется вам быстрой и легкой.

Это основное требование ГОСТа. При копировании книжки все листы не используются. Только заполненные. Иногда это касается конкретного промежутка времени. Но 1-ая страница с личными данными обязательна.

Особое значение имеет качество печати. Оно должно быть хорошо читаемым, без разводов и лишних знаков. Неизменный масштаб – 100%. Печатание сканированных документов не приветствуется. Если по какой – то причине нет возможности автоматического копирования, то информация из документа печатается вручную и заверяется.

Для изготовления ксерокопии ТК работающего гражданина после последней записи в следующей строке с указанием даты делается приписка «работает по настоящее время». Номер записи соответственно ставится следующий. Далее должность, фамилия, инициалы заверяющего, печать организации. И основная отметка «копия верна».

С 1 июля 2018 года становится обязательным указание места нахождения оригинала документа. То есть перечисление реквизитов предприятия, выдавшего копию документа. Поэтому уместно изготавливать запрошенный документ на фирменном бланке организации.

Четыре страницы трудовой тоже помещаются на одном листе. Но ГОСТом предусмотрено на двух. Экономия бумаги в данном случае может сослужить плохую службу, и документ признают недействительным.

Все листы пронумеровывают, т.к. их количество не совпадет с указанными страницами в скопированном документе. Прошивают нитками с левого края.

Узелок ниток с обратной стороны заклеивают небольшой полоской бумаги. Ставится печать с захватом полоски, которой заклеен узел из ниток. Указывается прописью количество прошитых листов и подпись исполнителя, уже без расшифровки.

Часто необходима выписка из книжки, когда важен определенный рабочий период. Выглядит она как заполненный бланк, разработанный локально. Сотрудник при запросе сам указывает интересующие его промежутки времени. Особенно это актуально в случаях:

  • ´ при совмещении нескольких работ или должностей;
  • ´ для выдачи родственникам в случае смерти работника.

Выписка из ТК содержит сведения со всех мест занятости. Для оформления такой выписки используется фирменный бланк организации, где содержится следующая информация:

  1. Реквизиты работодателя.
  2. ФИО и дата рождения ходатая выписки.
  3. Образование и специальность.
  4. Место работы, должность и стаж сотрудника.
  5. При наличии – поощрения и награждения работника.

В конце всех записей – приписка «работает по настоящее время» и дата составления. Подпись сотрудника – исполнителя, его должность, ФИО, печать.

Если страниц несколько, они, как в случае с ксерокопией книжки, нумеруются, прошиваются, заверяются. При смене рабочего места выписка теряет юридическую силу. При продолжении работы срок ее действия 1 месяц.

Выдача работнику копии книжки производится бесплатно по запросу. На имя руководителя предприятия сотрудник пишет заявление с просьбой оформить ему копию ТК и заверить ее. Причины такой просьбы не указываются.

Далее издается приказ об удовлетворении просьбы, и назначается исполнитель. Это для больших компаний, где штатное расписание включает отдел кадров и многочисленную бухгалтерию.

На малых предприятиях, у индивидуальных предпринимателей просьба сотрудника может быть удовлетворена и без приказа, но с соблюдением сроков.

Предпочтение оказывается копиям, вручную набранным на компьютере. Записи в ТК производятся прописью от руки. И эти записи не всегда разборчивы. Даже самая лучшая копировальная техника иногда не справляется.

Порядок оформления копии трудовой во всех структурах одинаковый. Хотя заверять такие копии позволительно ограниченному кругу сотрудников, в небольших организациях это поручается главным бухгалтерам. С подобным заявлением могут обратиться и сотрудники, давно уволенные, и находящиеся на заслуженном отдыхе.

Неработающие граждане за ксерокопией основного документа о занятой деятельности могут обратиться в 2 учреждения: на последнее место работы и в нотариальную контору.

dd5-min

К подписи нотариуса приравнивают подпись главы администрации или уполномоченного должностного лица в небольших муниципальных образованиях, где нет нотариусов.

Нотариус оформляет ксерокопию также руководствуясь ГОСТ Р 6.30-2003. Время исполнения у нотариуса обычно занимает 1 день. Но здесь услуга платная.

Тариф состоит из госпошлины, установленной Законом РФ в сумме 100 рублей и услуг самого нотариуса. Минимальная цена правовой и технической нотариальной поддержки 600 рублей. Конечный тариф складывается индивидуально в зависимости от заполненных страниц.

Требования банков

Все банки для удостоверения кредитоспособности клиента требуют заверенную ксерокопию ТК. Есть случаи, зависящие от сумм рассматриваемых кредитов, когда трудовая деятельность не влияет на выдачу займа. Это особые программы кредитования под большие проценты.

Порядок оформления и выдачи копии ТК для банков ничем не отличается от предоставления ее в другие инстанции. Но сроки действия даже заверенных ксерокопий могут быть чрезвычайно малы. Государство этот момент не регулирует.

Качественно изготовленная копия ТК позволит избежать ненужных конфликтов в различных ситуациях. Заверением занимаются исключительно профессионалы, соответственно, возможные отклонения от законодательных правил минимальны.

Каждое должностное лицо обязано знать, как правильно заполнять данный документ. Но также эту информацию должен знать и сам работник, чтобы вовремя обнаружить ошибки и попросить их своевременно исправить. Наиболее распространены следующие неточности и ошибки:

  1. Штамп «Копия верна» указан не на всех листах, при условии, что они не прошиты и не пронумерованы.
  2. Не на всех листа стоит подпись заверяющего, так же при условии, что все листы не прошиты и не пронумерованы.
  3. Отсутствует надпись на последнем листе о том, что человек работает по настоящий день.
  4. Отсутствует должность человека, заверившего копию.
  5. Сотрудник, оформивший документ, не имеет полномочий для этого. Иные лица, кроме вышеперечисленных не могут делать копии.
  6. Оттиск печати организации находится только на чистом листе бумаги и не затрагивает саму копию. Печать надо ставить таким образом, чтобы она касалась отксерокопированной книжки.
  7. Отсутствует ссылка не место хранения самой книжки.

Обратите внимание на эти распространенные ошибки при выдаче книжки и будьте внимательны при ее заполнении.

Предлагаем ознакомиться:  Нотариус по наследственным делам

dd6

В случаях, когда лицо не числится в штате или не трудоустроено, документ должен быть у него на руках.

Способы заверения трудовой книжки:

  1. Работнику предприятия, который числится в штате сотрудников, нужно обратиться к непосредственному руководителю или в отдел кадров с соответствующим заявление о выдаче копии формуляра с указанием организации, куда будет направлен дубликат.
  2. Если трудовая книжка на руках у субъекта, заверить ее можно только у нотариуса на платной основе.

Как заверить трудовую книжку, если не работаешь, либо трудовая на руках?

Как написать (оформить) запись в трудовой книжке работает по настоящее время? Существует несколько способов оставить запись о том, что и по настоящий момент работник выполняет трудовую функцию. Каждый сотрудник отдела кадров или же работодатель привык оставлять свою запись, но, между прочим, не всегда эти записи являются правильными.

Если вы хотите оставить более официальную запись, то вам подойдет такой вариант: «Осуществляет трудовую деятельность в такой — то должности по настоящее время».

Если же вы хотите оставить более короткое обоснование, то пишите: «Работает по настоящее время».

Если же работник переведен, то оставьте информацию с какой должности на какую, основываясь на информации в приказе или же в трудовой книге.

Если трудовая книга находится у вас на руках, вам не подойдет такой способ, как заверение трудовой в организации, вам необходимо обратиться к нотариусу.

С помощью нотариуса

Для обращения к нотариусу вам не нужно заполнять никаких заявлений. Вы самостоятельно снимаете копии с трудовой и относите их в нотариальную контору.

Там нотариус знакомится с вашими документами, а именно паспортом и оригиналом трудовой, а затем проставляет печати и свои подписи на каждой странице копии трудовой.

На последней странице им оставляется запись о том, что копия верна, а также ставятся инициалы и контакты нотариальной палаты.

Вы, ознакомившись с записью, оставляете на последней странице дату и подпись.

С 1 июля 2018 года внизу копии или выписки из трудовой книжки для сторонней организации, под реквизитом «Подпись» следует указать местонахождение документа, с которого копия была снята. Запись может звучать следующим образом: «Подлинник документа находится в отделе кадров (наименование организации)».

Делаем копию правильно!

Есть случаи, когда то или иное учреждение может потребовать от граждан, обратившихся к ним, копию трудовой книжки, которая должна подтвердить место трудовой деятельности.

И это может касаться не только каких-либо кредитных организаций и банков, но и, например, муниципальных учреждений – для оформления субсидии или если семья решилась на такую процедуру, как усыновление ребенка.

Вот именно в таких ситуациях и возникает вопрос о том, где получить и как заверить копию трудовой книжки.

Процедура

В том случае, когда работник обращается к работодателю с просьбой выдать ему заверенную копию трудовой книжки, необходимо сделать это не позднее, чем через три рабочих дня с момента обращения.

Работнику может понадобиться либо вся информация о его трудовой деятельности, либо определенные записи.

В одном случае необходимо сделать копию всей трудовой книжки, в другом – необходима только выписка из этого документа.

В копии трудовой книжки обязательно должны быть дубликаты всех страниц. Они ксерокопируются (очень редко переписываются вручную) на листе формата А4, а потом передаются уполномоченным лицам в данном вопросе.

Выписка

Что касается выписки, сделанной из книжки, то здесь фактически все то же самое. Но при этом в копию трудовой включают ту страницу, которая содержит информацию о ее владельце: Ф.И.О.

, дату рождения, образование, специализацию, и те страницы, которые были запрошены у работника для предоставления в инстанцию.

Нужно помнить, что только копия трудовой книжки, заверенная работодателем, будет обладать юридической силой.

Необходимые отметки

1. Запись, что данная копия верна, прописывается на всех страничках книжки.

2. Указывается должность уполномоченного сотрудника на момент проведения процедуры заверения.

3. Сотрудник, заверяющий копию, должен расписаться на всех страницах-дубликатах.

4. Необходимо обязательно указывать дату создания дубликата или выписки.

5. Последняя страничка отличается от других. На ней ставится отметка «работает по настоящее время». Позже обязанность заверяющего работника – копию подписать и поставить дату.

Только при исполнении всех данных требований копия трудовой книжки может по праву считаться оформленным актом и иметь юридическую силу в течение одного месяца.

Следующий вопрос, который необходимо рассмотреть: “Где заверить копию трудовой книжки?” Чтобы получить уже готовую бумагу, сотруднику нужно обратиться или к конкретному управляющему лицу (начальнику), или в отдел кадров собственной организации. В некоторых вариантах из-за отсутствия отдела кадров в фирме управляющий назначает на данную должность определенного сотрудника, который делает необходимые копии и записи и хранит книжки работников.

В том случае если ваш работодатель является частным предпринимателем, то, скорее всего, выдачей копий трудовых книжек занимается он сам.

Поэтому с заявлением нужно будет напрямую обращаться к нему.

Работодатель в этом случае знает, как заверить копию трудовой книжки, он сам делает все нужные отметки и ставит необходимые печати.

Работник, для которого заверяется данный документ, должен помнить, что нарушение правил может привести к проблемам при подтверждении своего рабочего стажа, должности и места работы, назначении пенсии, квалификации, получении различных преимуществ и льгот, связанных с трудным характером работы.

Особые случаи

Далее рассмотрим, как заверить копию трудовой книжки в некоторых отдельных случаях. Многие учреждения относятся с особенной придирчивостью к этим бумагам. В такой ситуации нужно будет оформить документы соответствующим образом.

Сначала необходимо изготовить дубликаты каждой странички (стоит отметить, что не так уж и важно, одна или две странички будут располагаться на одном отксерокопированном листе).

Дальше делаются все те же записи, указывающие достоверность акта.

Последующим действием нужно прошнуровать все отксерокопированные листы трудовой книжки нитками и приклеить к ним с обратной стороны небольшой кусок белой бумаги (прямоугольник либо квадрат), на котором обязана находиться запись о численности листов. Поэтому каждую страничку нумеруют, ставят на этом прямоугольнике либо квадрате определенную цифру, должность, подпись заверяющего и печать работодателя.

Ее сотрудники расскажут, как заверить копию трудовой книжки, и выдадут образец правильно оформленного документа.

После этого со спокойной душой можно идти к работодателю и просить предоставить необходимый акт.

За последние годы наши граждане стали все чаще вылетать за границу. Для этого существуют самые разные причины: командировка, приглашение в гости, отдых.

Чтобы выехать за пределы нашей страны, гражданину необходимо обязательно сделать заграничный паспорт.

В настоящее время при оформлении паспорта нового образца все работающие граждане должны заполнить заявление, в одном из пунктов которого прописывается трудовая активность за последние 10 лет. В некоторых странах это уже не нужно, но в России пока необходимо.

Бывают ситуации, когда требуется нотариально заверенная копия трудовой книжки. В этом случае необходимо обратиться к нотариусу. Главное условие – книжка должна быть у вас на руках. По трудовому законодательству РФ заверенную копию нотариус выдаст по истечению нескольких дней.

Нужно приготовить для этой процедуры паспорт или другой документ, подтверждающий вашу личность. Если такового в наличии нет, разрешено применять доверенность. После соблюдения необходимых правил нотариус должен правильно заверить копию трудовой книжки по установленному образцу.

Как правило, эта процедура занимает небольшое количество времени: от нескольких минут до одного часа.

Действие подобной копии ограничено лишь сроком действия самой трудовой книги.

Необходимо будет оплатить предоставленные услуги нотариуса согласно прейскуранту цен.

Ну и, конечно, как было сказано выше, если вы сомневаетесь в том, правильным ли образом оформлена заверенная копия трудовой книжки, образец можно всегда попросить в организации, которая запросила у вас данный документ.

Подача копии трудовой в пенсионный фонд имеет свои особенности не столько по оформлению, сколько по внешнему виду.

Нумеруются, подписываются и ставятся печати на страницы копии в том же порядке, что и мы рассмотрели несколькими пунктами выше.

Однако чтобы страницы трудовой не потерялись в пенсионном фонде их нужно надлежащим образом прошить между собой иголкой и белой ниткой.

Копия книжки может быть сделана в виде простых листов или же скреплена и прошита в соответствии со всеми требованиями делопроизводства. Как правило, решение о том, как будет выглядеть документ, может принимать сам работник.

Правила:

  • На каждом листе должна иметься заверительная надпись «Копия верна». Рядом с ней должна быть дата, подпись ответственного лица и печать (всего предприятия, бухгалтерии или отдела кадров).
  • Копии снимаются со всех листов книжки, где есть записи, не исключая титульный лист и вкладыши в трудовую.
  • На последней странице копии должна быть фраза «Работает по настоящее время в той же должности» или с указанием новой должности, если сотрудник был переведен.
  • Листы копии могут быть скреплены степлером или сшиты. В последнем случае документ нумеруется, и на обороте указывается количество страниц в нем, ставится дата, подпись, печать и отметка «Копия верна».
  • Страницы трудовой могут быть отксерокопированы или распечатаны. Единственное требование – высокое качество печати и нормальная читаемость документа. Если какие-то части дубликата будут неразборчивыми или стертыми, это может привести к его недействительности.
  • Печать, проставленная на страницах копии, не должна размещаться на пустом поле документа – частично она должна охватывать подпись и заверительную надпись.Нарушение этих пунктов приведет к тому, что копия будет считаться недействительной.
  • Не всегда требуется полная копия трудовой книжки. Зачастую достаточно предоставить информацию, касающуюся отдельных периодов, входящих в трудовой стаж. Тогда сотрудник отдела кадров снимает копию только с первой страницы, содержащей личные данные, и со страниц, относящихся к требуемому периоду. Не обязательно снимать копии на ксероксе. Можно набрать идентичный текст на компьютере. Этот способ предпочтительнее, если записи в книжку внесены неразборчивым почерком или невозможно сделать качественную ксерокопию.
  • Право заверять копии трудовых книжек имеет ограниченный круг сотрудников. Это, как правило, руководитель предприятия или начальник отдела кадров. На небольших фирмах при отсутствии отдела кадров заверить документ может главный бухгалтер. Если копия трудовой книжки требуется пенсионеру или неработающему на данный момент человеку, можно обратиться в отдел кадров по последнему месту работы, специалисты которого обязаны оформить документ надлежащим способом.
  • Можно заверить только последний лист скопированной трудовой книжки. Для этого все подготовленные листы необходимо сшить, а нитку вывести на последний лист и проклеить небольшим бланком, на котором указано количество заверяемых страниц и проставлена подпись уполномоченного лица. Оттиск печати должен располагаться на подписи, частично на бланке с информацией и на последнем листе трудовой книжки, к которому он клеится.

Копия создается при помощи технических средств (ксерокса) со страниц оригинала. Она представляет собой сшитые или не скрепленные между собой листы формата А4 с копией одного разворота книжки на каждом листе.

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!:

Adblock detector