Горячая линия бесплатной юридической помощи:
Москва и область:
Москва И МО:
+7(499) 110-93-26 (бесплатно)
Санкт-Петербург и область:
СПб и Лен.область:
+7 (812) 317-74-92 (бесплатно)
Регионы (вся Россия):
8 (800) 550-95-86 (бесплатно)

Как правильно составить реестр договоров

Как подать сведения в реестр контрактов и реестр договоров по новым правилам

Разберемся, что такое реестр контрактов, реестр договоров, как правильно вести их и чем они отличаются друг от друга.

Первый — это база данных, в которой содержатся сведения обо всех соглашениях, которые заключены заказчиками в соответствии с 44 ФЗ.

Информация о договорах, которые заключены отдельными видами юридических лиц в результате закупки по ФЗ 223, содержится в реестре договоров.

Ведение реестра договоров по 223 ФЗ и 44 ФЗ осуществляется на сайте ЕИС.

Есть исключения, они установлены законом. В казначейство в общем порядке не подают информацию о закупках, которые составляют государственную тайну. Не включаются также данные о закупках на сумму до 100 000 рублей и другие, определенные 44 ФЗ и 223 ФЗ.

Обязанность направлять данные для учета соглашений по 44 ФЗ возложена на заказчиков (либо уполномоченных ими лиц), а также на бюджетные учреждения, государственные и муниципальные предприятия. Данные в реестр договоров 223 ФЗ также вносятся заказчиком (либо уполномоченным им лицом).

За нарушение порядка представления сведений предусмотрена административная ответственность.

Информация и документы подаются в Федеральное казначейство через систему «Электронный бюджет». Войти в нее можно через Единый портал бюджетной системы РФ, но удобнее это сделать через личный кабинет заказчика в ЕИС.

Если направляются данные о заключении соглашения, нужно нажать кнопку «Создать информацию о контракте».

Когда необходимо внести информацию об изменении, исполнении или расторжении, следует найти контракт на вкладке «Исполнение». Далее в выпадающем меню нужно нажать на пункт «Внесение изменений» или «Исполнение (расторжение) контракта» соответственно.

В обоих случаях отобразится страница для ввода информации.

Необходимо заполнить все поля веб-формы, отмеченные символом «*», иначе система не позволит сформировать и направить сведения.

Далее нужно отсканировать необходимые документы, если они оформлены на бумажном носителе, и прикрепить файлы к веб-форме. Если документ сформирован в электронном виде (например, по итогам аукциона в электронной форме), нужно прикрепить файл с этим документом.

Информация и документы должны быть подписаны усиленной неквалифицированной электронной подписью лица, которое имеет право действовать от имени заказчика.

Сведения и прилагаемые документы отправляются заказчиком в Федеральное казначейство также через Электронный бюджет. Нужно заполнить соответствующие формы веб-интерфейса или направить сведения из ЕИС, которая используется заказчиком для формирования информации.

Затем прикрепляются отсканированные копии документов (при традиционной закупке) или электронные документы (при закупке в электронной форме). Документ должен подписать уполномоченный представитель заказчика с помощью усиленной квалифицированной электронной подписи.

Реестры контрактов и договоров — это базы данных, которые ведет Федеральное казначейство России. В первом содержатся сведения обо всех контрактах, заключенных в соответствии с 44-ФЗ, во втором — о договорах, заключенных по правилам 223-ФЗ.

Первый — это база данных, в которой содержатся сведения обо всех соглашениях, которые заключены заказчиками в соответствии с 44-ФЗ.

Информация о договорах, которые заключены отдельными видами юридических лиц в результате закупки по ФЗ-223, содержится в реестре договоров.

Веддется реестр договоров 223 ФЗ и 44 ФЗ на сайте ЕИС.

Есть исключения, они установлены законом. В Казначейство в общем порядке не подают информацию о закупках, которые составляют государственную тайну. Не включаются также данные о закупках на сумму до 100 000 рублей и другие, определенные 44-ФЗ и 223-ФЗ.

Предлагаем ознакомиться:  Порядок подготовки и заключения договора. Виды договоров в гражданском праве

[/attention]

За нарушение порядка предоставления сведений предусмотрена административная ответственность.

Ведение реестра договоров по 223 ФЗ происходит так. Сведения и прилагаемые документы отправляются заказчиком в Федеральное казначейство также через «Электронный бюджет».

Нужно заполнить соответствующие формы веб-интерфейса или направить сведения из ЕИС, которая используется для формирования информации. Затем прикрепляются отсканированные копии документов (при традиционной закупке) или электронные документы (при закупке в электронной форме).

Документ должен подписать уполномоченный представитель заказчика с помощью усиленной квалифицированной электронной подписи.

Данные и документы должны быть направлены в Федеральное казначейство в течение трех рабочих дней со дня заключения соглашения. В случае изменения, исполнения или расторжения сведения вносятся в течение 10 дней со дня наступления указанных событий.

Если заказчик получает отказ включить сведения в базу, в течение трех рабочих дней со дня получения протокола Федерального казначейства об отказе он должен сформировать недостающие сведения и документы и(или) доработать их надлежащим образом, а затем направить измененные данные в Федеральное казначейство в том же порядке, что и первоначальные.

Составление правильного реестра документов

Как правильно составить реестр договоров

Программа позволяет организовать удобное ведение реестра договоров, в том числе и по нескольким организациям. Наряду с договорами в программу могут быть внесены и любые документы.

Договоры и документы вносятся несколькими способами:

  • прикрепление готового файла договора (например, скан договора или договор в текстовом файле Word)
  • создание файла договора на основании шаблона договора

Реестр договоров

×
  • Настраиваются необходимые рубрики документов и договоров.

    Рубрики и шаблоны документов

    ×
  • Открывается журнал документов и добавляется новый договор.

    Журнал документов

    ×
  • Выбирается организация, от имени которой будет создаваться договор, и контрагент.

    Выбор для создания контрагента по договору

    ×
  • Будет создан документ и открыта карточка документа для дальнейшего заполнения.

    Карточка договора. Общая информация

    ×
  • На вкладке Файлы карточки документа создайте файл документа по шаблону или прикрепите файлы по договору. Документ можно отсканировать и файл документа автоматически появится в программе IT Audit.

    Карточка документа. Файлы документа

    ×
  • При необходимости вносится срок действия договора. Пользователю заблаговременно будет направлено уведомление об окончании действия договора.

    Карточка документа. Срок действия документа

    ×
  • При необходимости по договору могут быть внесены этапы – договорные обязательства. Если обязательство будет просрочено – пользователь получит уведомление в программе и на электронную почту.

    Договорные обязательства (этапы договора)

    ×

Рассчитать стоимость программы. Конкурентная лицензия 3000 руб.

Ответим на вопросы, покажем как реализовать ваши задачи в IT Audit

Неотъемлемой частью любого делопроизводства в организации или предприятии являются документы. И не имеет значения, частная это организация или государственная. Со временем скапливается большое количество документов и требует к себе внимание в виде скрупулезного сортирования.

Документы проходят определенные стадии жизни – они заполняются, сортируются, отправляются и принимаются, а их жизненный цикл заканчивается в архиве, куда тоже не просто попасть. А в том случае, если этой документации скопилось много, то нужно составлять реестр документов, а именно их письменный перечень, что очень важно для нормального функционирования организации.

Это необходимо это для, чтобы упростить работу всем сотрудникам, которые имеют дело с этими документами. Это касается и таких документов, как договора с поставщиками или покупателями, которые постепенно заключаются руководителями компаний.

Для таких типов документов также необходимо правильно составить реестр договоров и контрактов, составление и ведение которых, требуют определенных знаний. Сам термин «реестр» означает журнал или список регистрации входящих и исходящих документов.

Кропотливый труд

Правильно составленный реестр документов – это кропотливый труд, который включает в себя следующие действия:

  1. В первую очередь необходимо собрать и в правильном порядке рассортировать документы – собрать все необходимые бумаги по категориям, всю распорядительную документацию также отобрать, рассортировать по авторству.
  2. Сформировать папки для хранения разобранных документов, подшить их в хронологическом порядке и сделать опись каждой папке, присвоив ей инвентарный номер.
  3. На основе документов необходимо составить таблицу, разделив лист на столбцы и строки, названные в соответствии с назначением документа или его функциональностью. При этом надо знать, что реестр архива, документов или договоров должен содержать в себе исчерпывающую информацию о документе, чтобы не приходилось открывать оригинал снова и снова.
Предлагаем ознакомиться:  Трудовой договор с парикмахером универсалом образец - Шаблоны договоров - Пример иска жалоба ходатайство

Как правильно составить реестр договоров

Как видно, этот процесс достаточно кропотливый и трудоемкий, и занимает много времени, которого у рабочего человека не так много. Для того чтобы эта работа была выполнена за короткие сроки, лучше всего нанять тех, кто специализируется на составлении реестра документов, архива, договоров, контрактов и другой узко наваленной документации.

В списке договоров настраиваются необходимые колонки

Таблица со списком договоров настраивается с учетом необходимых полей:

  • рубрика документа
  • организация, от имени которой заключен договор
  • сторона договора: контрагент, сотрудник организации
  • дата и номер регистрации договора по собственной системе регистрации
  • дата и номер регистрации договора по системе регистрации контрагента
  • сумма договора

Доступные колонки в журнале договоров

×

Сроки публикации и исправлений по 223 ФЗ

  • 3 рабочих дня с даты заключения или исполнения контракта, приемки товаров (работ, услуг);
  • 1 рабочий день с даты изменения или расторжения контракта.

Заказчик обязан в течение одного рабочего дня внести исправления, если казначейством выявлены ошибки при проверке. В противном случае информация не будет включена в базу. Также в кратчайшие сроки следует внести изменения, если заказчик самостоятельно обнаружил ошибки.

Для исправления в системе «Электронный бюджет» нужно откорректировать поля с ошибочной информацией, прикрепить правильные документы, затем подписать и направить исправления в систему.

Если заказчик получает отказ включить сведения в базу, в течение трех рабочих дней со дня получения протокола Федерального казначейства об отказе он должен сформировать недостающие сведения и документы и (или) доработать их надлежащим образом, а затем направить измененные данные в Федеральное казначейство в том же порядке, что и первоначальные.

Классификация договоров по рубрике

Чтобы быстро отобрать договоры или документы определенного типа, в программе используется столбец рубрика договора. Например, в качестве рубрики документа обычно используют следующие значения:

  • договор поставки
  • договор аренды
  • трудовые договоры
  • приказы о приеме на работу
  • приказы на отпуск

Необходимые рубрики настраиваются в справочнике Рубрики документов.

Рубрики документов

×

Уточним ваши задачи и покажем как они решаются в IT Audit

Проведем online-презентацию через TeamViewer. Ответим на вопросы

Порой достаточно 5 минут, чтобы показать “изюминки” программы

Создание договора по шаблону, регистрация договоров

Как внести сведения в базу по 44 ФЗ

Обратите внимание, что правильнее называть его реестром контрактов.

Реестр договоров – это форма, которая используется участниками договорного процесса с целью учета подписанных соглашений и является инструментом их внутреннего делопроизводства.

Любое соглашение, после его подписания сторонами, передается их делопроизводителям для дальнейшей регистрации.

В случае, если на предприятии (в организации) нет необходимости в отделе, ведущем делопроизводство, обязанности делопроизводителя выполняет сотрудник, уполномоченный на это руководителем.

После того, как договор поступил на регистрацию, ему присваивается номер, по которому он будет числиться в организации. Существует два варианта присвоения соглашению регистрационного номера:

  • если договор поступил уже пронумерованным, то делопроизводитель организации присваивает ему индивидуальный номер на обратной стороне. В этом случае на обратной стороне также проставляется специальный штамп, а номером соглашения считается ранее присвоенный контрагентом;
  • присвоение сложного номера через дробь. В этом случае номером договора будет считаться очередной номер внутреннего реестра организации.
Предлагаем ознакомиться:  Документы необходимые для регистрации договора аренды земельного участка
  • номер договора по порядку;
  • номер и дата подписания договора;
  • полное наименование контрагента;
  • период действия документа;
  • общая сумма соглашения.
  • Способы ведения реестра также могут разными. Так, реестр ведут с использованием электронных носителей в виде таблицы, в виде специально разработанного программного обеспечения или вручную в специально отведенном журнале.

    Реестр договоров выгружается в файл Excel

    Любые приведенные в реестре договоров данные выгружаются в файл Excel. В программе IT Audit можно сформировать реестр договоров в Excel, содержащий следующие данные:

    • регистрационный номер и дата договора
    • предмет договора
    • дата окончания договора
    • этапы договора, включая просроченные договорные обязательства
    • стороны договора: организация и контрагент
    • стадия документа
    • рубрика документа
    • информация о проекте, в рамках которого выполняется договор
    • информация о времени создания договора и авторе документа

    Зарегистрировать договоры и встроить собственные шаблоны

    Как работает программа реестр договоров

    Создание договора на основании шаблонов договоров производится просто и удобно. При создании договора по шаблону будут создан заполненный следующими данными текстовый файл:

    • реквизиты компании и контрагента
    • информация о руководителях организаций в родительном падеже

    Пример настройки автозаполняемыми значениями преамбулы договора

    ×

    Настройте шаблон договора и

    программа IT Audit будет формировать договор по шаблону

    Программа «Респект: Учет договоров» поставляется как дополнительный модуль для конфигурации «Бухгалтерия предприятия» или «Управление торговлей» на платформе 1С: Предприятие 8.

    Программа позволяет значительно упростить процедуру подготовки договоров

    Программа ведения реестра договоров предназначена для руководителей, юристов, специалистов договорного отдела и бухгалтеров.

    Приобрести программу вы можете в компании «РеспектСофт Прикладные Решения».

    Используя привычные офисные приложения, такие как MS Excel и MS Access, задачи по ведению учета и регистрации договоров в целом решить можно. Однако при большом количестве согласовываемых документов этот инструмент может не справиться с возрастающими вызовами:

    • трудности групповой работы с журналом регистрации договоров;
    • риск искажения данных и ошибки ручного ввода;
    • отсутствие связи с историей согласования и переписки.

    Как правильно составить реестр договоров

    Функцию ведения реестра лучше доверить не Excel, а специализированным программам учета договоров. В частности, таким софтом является разработанная на современной платформе 1С Предприятие 8.3 «Юрайт: Согласования и договоры»

    В программе для учета договоров «Юрайт» предусмотрен широкий набор опций, используемых ответственным сотрудником в своей работе по учету и регистрации документов:

    1. Построение отчета по всей базе (реестру) за период с многочисленными фильтрами:
    2. Обратная связь с реестром договоров, включая напоминания о скором истечении срока действия
    3. Заполнение карточек договоров и ведение по ним интерактивного списка:

    Журнал регистрации договоров как стадия договорной работы

    Для осуществления этой функции обычно выделяется отдельный сотрудник в секретариате, юридическом отделе или бухгалтерии, либо эта работа поручается ему время от времени (ответственный сотрудник). Этот сотрудник ведет журнал учета договоров, в котором учитывает базу заключенных и согласованных документов.

    Следует различать роли ответственного за регистрацию и за согласование документа. Ответственный за согласование обходит с листом согласования, приложенного к проекту, согласующих лиц, при этом документ еще не утвержден и не подписан.

    Реестр договоров зачастую ведется в Excel, бланк этого реестра, как правило, не утерждается, а представляет собой произвольную сводную таблицу, которая обычно содержит следующие колонки:

    • порядковый номер и номер записи регистрации
    • вид договора
    • сумма (цена) договора
    • стороны договора (наша организация и контрагент)
    • дата заключения (подписания)
    • срок действия (при наличии)
    • наличие изменений, доп. соглашений, ссылки на скан документа в сети
    • статус договора (на согласовании, подписан, расторгнут итд)
    • ответственный сотрудник
    • любые иные сведения (например, существенные условия)
    Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
    Добавить комментарий

    ;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!:

    Adblock detector