Как правильно оформить распоряжение

Особенности документа

Правила составления и нормативы касательно приказов детально описаны в ГОСТе Р 6.30-2003. Решения могут касаться разных подразделений компании, отношений в трудовом коллективе, правил работы с документами, поощрений, наказаний. Несмотря на разные сферы, условно данные решения подразделяются на 2 группы:

  1. Делопроизводственные – они касаются вопросов основной деятельности.
  2. По личному составу – любые кадровые вопросы.

Для отпечатывания или написания от руки данного документа используются фирменные бланки, которые также должны содержать:

  • Герб РФ, если издается бланк в учреждениях федерального уровня.
  • Эмблему компании.
  • Товарный знак.

Порядок оформления распоряжения

Приказ, распоряжение, указание — разные жанры распорядительных документов. К оформлению этих деловых бумаг предъявляются особо строгие требования.

Приказы и распоряжения оформляют управленческие решения, которые принимает непосредственно руководитель организации. Эти решения могут касаться как производственно-хозяйственных вопросов, так и организационно-административных.

Все распорядительные документы представляются собой правовое акты. От генерального директора к начальникам отделов и далее — к конкретным сотрудникам распространяются сигналы управления. Проводниками этих сигналов и являются распорядительные документы.

Субъект управления (руководство) в форме распорядительного документа доводит до сведения объектов управления предписания и решения, обязательные для исполнения. Объектами управления в структуре организации выступают:

  • филиалы и дочерние предприятия;
  • структурные подразделения (отделы, управления, службы);
  • должностные лица (руководители подразделений);
  • рядовые сотрудники.

Юридическим действием, которым устанавливаются административные отношения между субъектом и объектом управления, является издание приказов и распоряжений. Чтобы данное действие обладало необходимой юридической значимостью, все распорядительные документы должны быть оформлены согласно установленным правилам.

Приказы

Распоряжения

Срок действия

Длительный

Короткий

Условие прекращения действия

Действителен до отмены

Действительно до момента исполнения

Лицо, подписывающее документ

Генеральный директор

Генеральный директор, руководители подразделений и отделов

Возможность внесения изменений

Можно вносить изменения

Переиздаются

Круг решаемых вопросов

Правовые отношения

Оперативные вопросы

Предлагаем ознакомиться:  Как узнать есть ли кредиты на человеке в банке?

Таким образом, распоряжение — правовой акт оперативного порядка, действующие до момента исполнения решения, которое стало причиной издания документа. Его уполномочен издавать не только генеральный директор фирмы, но и руководители структурных подразделений. Главное же отличие распоряжение от приказа заключается в масштабе решаемых вопросов. Приказ устанавливает новые правоотношения, а распоряжении решает оперативные опоросы в рамках правоотношений, установленных приказом.

Например, прием сотрудника на работу оформляется приказом (новые правоотношения), а возложение дополнительных обязанностей на сотрудника на период отпуска оформляется распоряжением (решение оперативных вопросов).

Правила оформления распоряжения

Перед тем как начинать правильно составлять приказ по образцу, следует узнать, какие существуют обязательные реквизиты документа. Среди них:

  1. Организационно-правовая форма компании.
  2. Полное название, как в учредительных документах.
  3. Регистрационный номер. Все они в обязательном порядке фиксируются в журналах.
  4. Дата. Их может быть 2: первая – дата составления, вторая – дата подписи руководителем.

Текст приказа должен быть составлен грамотно в деловом стиле, без личного мнения, оскорблений, преувеличений и других неприемлемых для делового письма оборотов. Нельзя использовать сокращения и аббревиатуры, кроме общепринятых. Если в основную часто документа нужно внести много информации, то допускается создание приложения, в котором она и приводится. Если все данные вносятся в основной части, следует нумеровать страницы.

В тех случаях, когда документ касается личного состава: увольнение, принятие на работу, перевод и т.д., в самом конце документа указываются фамилии фигурантов решения. Обязательно, после издания получить их подписи, которые будут подтверждением ознакомления с документом.

При оформлении документа следует руководствоваться требованиями, изложенными в ГОСТ Р 6.30-2003. Действие данного регламента продлено до 01.07.2018 года.

Обратите внимание, что при подготовке официального бланка следует предусмотреть место для внесения обязательных реквизитов деловой бумаги — регистрационного номера и даты. Они присваиваются документу сразу после его утверждения и подписания руководителем организации.

Для бланка используется стандартный лист формата А4. Границы текста сверху и снизу составляют 20 мм, справа — 10 мм, а слева — 30 мм.

Предлагаем ознакомиться:  Нюансы оформления договора купли продажи земельного участка и его образец

Существует общепринятая практика использования для оформления типовых распорядительных документов стандартной формы №Т-1. Например, такие бланки могут быть использованы для издания приказов или распоряжений о приеме на работу.

Теперь рассмотрим основные требования, которым должна отвечать содержательная часть бумаги.

Согласно стандарту типовое распоряжение состоит из двух блоков — преамбулы и распорядительной части.

Преамбула

Здесь излагают причины издания данной деловой бумаги и дают обоснование действий, предписываемых к исполнению.

Если основанием для издания документа стало решение вышестоящей инстанции, оформленное соответствующим нормативным актом, то преамбула должна содержать ссылку на него.

Данный блок начинается словами «ОБЯЗЫВАЮ» или «ПРЕДЛАГАЮ», набранными заглавными буквами. Слово располагается по центру страницы.

Далее идет перечень действий, которые предписываются к исполнению. Обычно данный блок содержит перечень из нескольких пунктов. Каждый пункт оговаривает одно действие, указывает срок исполнения и назначает лицо, которое будет контролировать исполнение указанного действия. Здесь же указываются фамилии и инициалы конкретных исполнителей предписываемых действий.

Иногда возникают ситуации, когда издаваемая деловая бумага должна пройти процедуру внешнего согласования. В этом случае оно направляется на экспертизу в вышестоящую организацию. В таком случае, согласующие визы сотрудники внешних инстанций ставят на оборотной стороне последнего листа деловой бумаги.

На практике такие ситуации встречаются достаточно редко, гораздо чаще распоряжение проходит процедуру внутреннего согласования с руководителями разных отделов компании — службой персонала, бухгалтерией, экономическим или юридическим отелом. Визы о согласовании в данном случае ставят там же — на оборотной стороне последнего листа.

В том случае, если распоряжении исходит не от генерального директора, а от руководителя структурного подразделения и имеет целью решение оперативных вопросов, оно может быть оформлено по упрощенной схеме.

Предлагаем ознакомиться:  Какие документы нужно собирать по браку на рвп

Содержание

Первым делом указывают название документа, то есть «Приказ» по центру листа. Далее, перед изложением текста, тема, то есть о чем приказ, дата его составления и номер документа, согласно с книгой регистрации.

Далее указываются основания, то есть причину, которая привела к необходимости издания данного документа. Общепринятые формулировки:

  1. В соответствии …
  2. В целях…
  3. В связи с…
  4. В целях исполнения…

Здесь же может находиться ссылка на нормативный акт, ранее изданное решение, пункт устава и т.д. Завершается эта часть резолюцией «приказываю».

После этого слова начинается распорядительная часть, тут очень важно четко, конкретно и лаконично указать суть дальнейших действий и лиц, которые ответственны за выполнение указаний.

Лист рассылки

Зачастую требуется, чтобы сотрудники ознакомились с приказом, особенно, если он касается организационной деятельности, личного состава. В таком случае создается лист рассылки. В нем вписываются данные:

  1. Коротко суть.
  2. Перечисляются лица, которые должны ознакомиться с документом.

В отдельных случаях, такой лист не создается, зачастую на небольших предприятиях, когда есть физическая возможность сообщить каждому лично.

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!:

Adblock detector